1. Ennen opintokerhon aloittamista

Yhdistyksen on nimettävä yhteyshenkilö

Vertaisopintokerhon ja Opintokeskus Siviksen välistä yhteydenpitoa hoitaa yhteyshenkilö.

Hän voi olla yhdistyksen nimeämä henkilö, joka huolehtii yhdistyksensä kaikkien kerhojen ja opintokeskuksen välisestä yhteydenpidosta. Näin varmistetaan, että yhdistyksessä on tieto kaikista sen piirissä toimivista opintokerhoista.

Yhteyshenkilönä voi toimia myös opintokerhon ohjaaja.

Tee opintokerhosta alkamisilmoitus

Saadakseen Sivis-tukea opintokerhon on tehtävä opintokerhon suunnitelma aina uuden opiskelujakson alkaessa.

Ilmoitukseen tarvittavan lomakkeen löydät Opintokeskus Siviksen sivuilta, sen voi

  • täyttää ja lähettää sähköisesti
  • täyttää ja tulostaa ja lähettää kirjeenä
  • pyytää lomakkeena puhelimitse  ja lähettää kirjeenä.

2. Kerättävät tiedot kerhon aikana

Kerholaisten nimet ja sähköpostiosoitteet tulee kerätä osallistujaluetteloon. Jos opintokerhon opiskeluohjelma koostuu vaihtelevista aiheista, kerho täyttää kokouskohtaisen kuvauksen opiskelusta. 

3. Opiskelujakson päätyttyä

Sivis-tukihakemuksessa vertaisopintokerho kertoo opiskelun sujumisesta, mitä uutta opittiin tai miten toimintakykyä ylläpidettiin. Hakemukseen kirjataan vain ne ryhmän kokoontumiset, joiden tavoitteena on ollut oppia jotakin.

Ohjaaja tai yhteyshenkilö täyttää Sivis-tukihakemuksen ja lähettää sen allekirjoitettuna opintokeskukseen.

Liitteenä lähetetään aina kerhon osallistujaluettelo ja tarvittaessa erikoiskerhon kuvaus opiskelustaan tai kokouskohtainen kuvaus opiskelusta.

Opintokerhon kulut

Kerho ilmoittaa opiskelusta aiheutuneet kulut. Tukeen oikeuttavat esimerkiksi:

  • yhdistyksen maksamat ohjaajan tai vierailevan asiantuntijan palkkio- ja matkakulut
  • opintoaineistojen ja opetusvälineiden hankintakulut
  • tilavuokrat
  • muut opiskelusta aiheutuneet kulut.

Sivis-tukihakemuksessa ilmoitettujen kulujen tulee olla siltä opiskelujaksolta, jolle Sivis-tukea haetaan.

Kulutositteet

Kulutositteet tai niiden kopiot lähetetään Sivis-tukihakemuksen liitteenä aina, kun kerhon kirjanpito ei ole rekisteröidyn yhdistyksen kirjanpidossa.

Silloin kun kerhon kulut ovat rekisteröidyn yhdistyksen kirjanpidossa ja Sivis-tuki maksetaan yhdistyksen tilille, tällöin kerhon ei tarvitse lähettää kulutositteita Sivis-tukihakemuksen liitteenä.

Opintokeskus valvoo, että opintokerhon kulut ovat opiskelusta aiheutuneita ja todenmukaisia. Tarvittaessa opintokeskus pyytää kerhon tositteet nähtäväkseen.

Sivis-tukihakemus

Kerhon ohjaaja ja tositteiden hyväksyjä allekirjoittavat Sivis-tukihakemuksen.

He vahvistavat allekirjoituksillaan tietojen oikeellisuuden, ja että kulut ovat aiheutuneet opiskelusta. Hakemus toimitetaan opintokeskukseen (1 kk) kuukauden kuluessa viimeisestä opintokokouksesta.

Sivis-tuen päätökset

Kun Opintokeskus Sivis on vastaanottanut opintokerhon suunnitelman, ohjaajalle tai yhteyshenkilölle lähetetään kirjallisesti tieto kerhon vahvistamisesta joko perus- tai erikoiskerhoksi.

Päätös Sivis-tuen myöntämisestä sekä erikoiskerhoksi hyväksymisestä tehdään vasta opiskelujakson päätyttyä, kun opintokeskus on saanut Sivis-tukihakemuksen ja selvityksen kerhon opiskelusta.  

Arviointi

Osallistuja tietojen kerääminen ja toiminnan kuvaaminen ovat tärkeää, sillä rahoituksen edellytys on myös toiminnan arviointi. Opintokerhojen arviointi on lakisääteistä ja siksi Opintokeskus Sivis kerää internet-pohjaisella järjestelmällä arviointitietoa sekä ohjaajilta/ yhteyshenkilöiltä että kerholaisilta.

Tavoitteena on kehittää opintokerhoa vastaamaan entistä paremmin nykyajan haasteisiin. Opintokerhon ohjaaja/yhteyshenkilö saa arviointitiedon käyttöönsä.

Jaa sivu