Kokoontumisrajoitukset eivät koske yhdistysten vuosikokouksia
Eduskunnan oikeusasiamiehen tekemän ratkaisun mukaan tavanomaiset pienten yhdistysten vuosikokoukset eivät ole yleisötilaisuuksia, joita mahdolliset kokoontumisrajoitukset koskevat.
Kokoukset on silti suositeltava järjestää etäyhteyksiä käyttäen, mikäli se suinkin on mahdollista. Jos kokous järjestetään paikan päällä, se pitää joka tapauksessa järjestää mahdollisimman terveysturvallisesti.
Uusi laki valmisteilla: kevätkokousten siirtäminen 30.9.2021 mennessä pidettäviksi
Oikeusministeriössä valmistellaan parhaillaan jäsenkokousten etäosallistumisen mahdollistavan väliaikaislain voimassaolon jatkamista 30.6.2022 saakka. Laki on tällä hetkellä voimassa 30.6.2021 asti.
Samalla esitetään lakimuutosta, jonka perusteella yhdistysten vuoden 2021 kevätkokoukset olisi mahdollista siirtää pidettäväksi 30.9.2021 mennessä.
Muutokset eivät ole vielä voimassa, mutta niitä käsitellään kiireellisinä. Käytännössä yhdistykset voivat nyt siirtää kokouksensa pidettäväksi 30.9.2021 mennessä.
Vuosikokousjärjestelyissä kannattaa huomioida seuraavat asiat
- Kokouskutsu annetaan normaalisti, mutta siinä on syytä painottaa, että kokoukseen ei saa tulee vähänkään sairaana ja että kokoukseen osallistumista pyydetään muutenkin välttämään tässä erityistilanteessa.
- Vuosikokoukseen on syytä järjestää etäosallistumismahdollisuus, mikäli se on suinkin mahdollista. Etäkokouksen toteutuksessa voi käyttää vaikkapa maksutonta https://meet.jit.si/-sovellusta.
- Yhdistyksen kokouksella pitää aina olla kokouspaikka, johon jäsen voi saapua. Näin siitä huolimatta, että etäosallistuminen on mahdollista.
- Yhdistyksen hallituksen on hyvä edellyttää kokoukseen osallistujilta ennakkoilmoittautumista sekä ilmoitusta siitä, osallistuuko henkilö kokoukseen paikalle saapuen vai etäyhteydellä.
- Mahdolliset sisätiloissa järjestettävät kokoukset tulee järjestää riittävän suuressa tilassa, ja rajata osallistujamäärä niin, että riittävät turvavälit on mahdollista säilyttää.
- Kokouksesta tulee tehdä mahdollisimman lyhytkestoinen.
- Kokouksessa tulee käyttää kasvomaskeja. Tarjolla on hyvä olla kertakäyttöisiä maskeja.
- Tarjoiluja tai muuta toimintaa ei kokouksen yhteyteen kannata järjestää.
- Kokoustilan siivoamisessa kannattaa huomioida erityisesti ovenkahvojen, hanojen ja saniteettitilojen pudistaminen.
- Kokoukseen voi myös antaa valtakirjan toiselle henkilölle.
- Mikäli turvallisen vuosikokouksen järjestämisessä on suuria vaikeuksia, riittää laillisen kokouksen järjestämiseen jopa se, että paikalla on vain yksi jäsen, kunhan kokous on laillisesti kutsuttu koolle. Tällainen olisi tietysti aivan poikkeuksellista. Useimmiten paikalla on sentään ainakin muutama henkilö, mutta ei välttämättä edes niin montaa kuin sääntöjen mukaan kokouksessa tarvittaisiin kokousvirkailijoita. Tällöin kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät ym. hoitavat ne, jotka ovat paikalla.
- Kokouksen mahdollista äänestystä tai henkilövalintoja ei tarvitse järjestää suljettuna lippuäänestyksenä tai millään sähköisen äänestämisen järjestelmällä. Äänestys voidaan toteuttaa avoimesti. Jos vain pieni osa osallistujista on etänä, voi kokouspaikalla olla esimerkiksi puhelimella paikalla ns. uskottu henkilö, joka kertoo tai kirjoittaa äänestyslapulle puhelinäänet kuten kokouspaikalla olevatkin. Yleensä vaali ei aiheuta suurta ongelmaa, sillä yhdistysten kokouksissa henkilövaaleja on vain harvoin ja henkilövalinnat valmistellaan ennakkoon.
- Kaikki kokouksen osallistujat on tärkeää kirjata ylös, jotta jokainen mukana ollut pystytään tarvittaessa tavoittamaan.
Vuosikokousaineistot löytyvät Yhdistyskanavasta.