Tietosuoja-asetuksen muutokset
Uudenmaan Martat ry:n käytännöt tietosuoja-asetuksen soveltamisessa
Tietosuoja-asetusta sovelletaan kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25. toukokuuta 2018 alkaen. Henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista.
Asetuksen tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia. Käytännössä asetus tarkoittaa henkilötietojen käsittelyn tekemistä läpinäkyvämmäksi rekisterinpitäjälle asetetuilla velvoitteilla ja rekisteröityjen uusilla oikeuksilla. Henkilötietojen käsittelyn valvontaa tullaan myös tiukentamaan viranomaisten toimesta. Asetuksen tavoitteena on yhdenmukaistaa EU:n jäsenvaltioiden tietosuojaa koskevat säännökset ja tuoda ajan tasalle tietosuojaa koskeva säätely sekä tukea digitalisoitumisen kehitystä.
Tietosuoja-asetuksessa puhutaan osoitusvelvollisuudesta. Tämä tarkoittaa sitä, että piirin henkilöstön täytyy pystyä osoittamaan noudattavansa asetusta henkilötietoja käsiteltäessä. Asian voi rinnastaa käännettyyn todistustaakkaan. Enää ei riitä, että noudatamme asetusta, vaan meidän on pystyttävä myös todistamaan, että näin toimitaan. Käytännössä tämä tarkoittaa henkilötietojen huolellista dokumentointia, säilytystä ja koottavien henkilötietojen minimoimista.
Uudenmaan piirin toiminnan osalta asetuksen soveltamiseen valmistautuminen on tarkoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvien prosessiemme kartoittamista sekä dokumentointia, sopimuksien päivittämistä ja uusien ohjeiden laatimista. Ohjeet ovat tarpeen sekä omalle henkilöstöllemme että sopimuskumppaneillemme, jotka toimivat henkilötietojen käsittelijöinä esimerkiksi hankkeissa. Tietojärjestelmämme ovat palomuurein ja salasanoin suojattuja sekä tiedostojen säilytys palvelimilla ja verkkoasemilla on valvottua. Paperiarkistot ovat lukollisia ja arkistotiloihin on pääsy vain henkilökunnalla. Oma henkilökuntamme on myös perehdytetty tietosuoja-asetukseen, joten jokaisella on ainakin perustiedot asiasta, vaikka henkilötietojen käsittely ei olisikaan yleistä omassa työssä.
Olemme selvittäneet millaisia henkilötietoja tarvitsemme, keräämme ja millä perusteella. Eri henkilötietoja sisältävistä tiedostoista on laadittu tietosuojaselosteet. Henkilöstömme on allekirjoittanut salassapitosopimuksen, sitoutunut käsittelemään henkilötietoja huolellisesti ja säilyttämään tiedot annetun ohjeistuksen mukaisesti. Emme luovuta toiminnassamme tarvittavia henkilötietoja eteenpäin.
Jäsenrekisterin ylläpidosta vastaa piirin puolesta Marttaliitto ry. Jäsenrekisterin tietosuojaseloste löytyy martat.fi -portaalista. Lue lisää henkilötietojen käsittelystä yhdistyksissä.
Helsingissä 23.5.2018
Uudenmaan Martat ry