Vinkkejä onnistuneen tapahtuman järjestämiseen

Tapahtumien järjestäminen on yksi monista kivoista yhteisen marttatekemisen muodoista. Kokosimme tälle sivulle vinkkejä marttatapahtumien järjestäjien tueksi. Ideoita marttailtoihin ja -tapahtumiin löydät Toiminta-sivulta.

Tapahtuman kohderyhmä ja tavoitteet

Aloita tapahtuman suunnittelu miettimällä kenelle tapahtumaa järjestetään ja miksi. Onko tapahtuma suunnattu jo toiminnassa mukana oleville martoille vai halutaanko tapahtuman avulla tavoittaa vasta toiminnasta kiinnostuneita tai ihmisiä, jotka eivät ole (vielä) marttoja? Usein tapahtuman kohderyhmän ollessa “kaikki”, jäävät sisällöt ainakin osalle osallistujista hieman valjuiksi.

Mieti, minkä takia tapahtuma järjestetään. Onko tavoitteena kertoa marttatoiminnasta kiinnostuneille vai kenties rikastuttaa lähialueella asuvien lapsiperheiden elämää? Määrittele tapahtumalle selkeät tavoitteet ja miten seuraatte tavoitteiden toteutumista.

Apukysymyksiä

Kenelle tapahtuma järjestetään?
Miksi tapahtuma järjestetään?
Montako henkeä tapahtumaan osallistuu?
Miten tiedän, oliko tapahtuma onnistunut?

Tapahtumapaikan valinta

Tapahtumapaikan valinta on olennainen osa tapahtuman järjestämistä. Mieti tapahtumapaikkaa valitessa sen sijaintia, kokoa ja käytännöllisyyttä. Tuttu ja turvallinen tila ei aina ole välttämättä toimivin ratkaisu. Selvitä, onko tila kohderyhmän saavutettavissa. Huomioi valintaa tehdessä tilan esteettömyys.

Apukysymyksiä

Onko tila helposti saavutettavissa?
Onko tila esteetön?
Onko tila riittävän suuri osallistujamäärälle?
Onko tilassa mahdollista toteuttaa kaikki tapahtumaan ideoidut sisällöt?
Mitä kustannuksia tilasta tulee?

Tapahtuman vastuuhenkilöt

Tapahtuman järjestäjän yleisin virhe on riittämätön tehtävien jako. Onnistuneen tapahtuman tekeminen vaatii tehtävien ja vastuiden jakamista. Kerää ympärillesi heti tapahtuman suunnitteluvaiheessa ryhmä tekijöitä ja sopikaa vastuunjaosta. Miettikää, kuinka paljon pystytte resursoimaan aikaa tapahtuman järjestämiseen ja jakakaa tehtävät sen mukaisesti.

Tapahtuman suunnitteluvaiheessa riittää usein rajallisempi määrä tekijöitä, kuin itse tapahtumassa. Muistakaa rekrytoida riittävästi tekijöitä tapahtuman ajaksi.

Apukysymyksiä

Kenellä on päävastuu tapahtuman onnistumisesta?
Kuinka loput vastuut jaetaan?
Miten vastuuhenkilöt pitävät toisensa ajantasalla tilanteesta?
Paljonko tarvitsemme tekijöitä tapahtuman ajaksi? Miten heidän haetaan ja millaisiin tehtäviin?
Miten kiitämme kaikkia tapahtuman tekijöitä?

Tapahtuman sisällöt

Tapahtuman sisältöä suunnitellessa on erityisen tärkeää pitää mielessä tapahtuman kohderyhmä. Tapahtumaa suunnitellessa on helppo miettiä asioita siitä näkökulmasta, mistä itse pitää – mutta tapahtuma tehdään kuitenkin osallistujia varten. Jos kohderyhmä on sinulle vieras, selvitä kohderyhmään kuuluvilta etukäteen heidän kiinnostuksen kohteitaan ja mielipiteitään.

Suunnittele tapahtumaan erilaisia sisältöjä. Osa kävijöistä nauttii itse tekemisestä ja toiminnallisista sisällöistä, toiset haluavat vain seurata ja osallistua passiivisemmin.

Apukysymyksiä

Mistä kohderyhmä on kiinnostunut?
Miten sisällöt tukevat tapahtuman tavoitteiden saavuttamista?
Miten tapahtuman sisällöt tukevat marttajärjestön yhteisiä tavoitteita?
Mitä Marttojen materiaaleja tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa voi hyödyntää?
Onko tapahtumassa erilaisia osallistumisen tapoja?

Tapahtumasta viestiminen

Kuinka viestiä tapahtumasta niin, että tieto tapahtumasta saavuttaa potentiaaliset osallistujat? Käyttääkö kohderyhmä sosiaalista mediaa vai tavoittaako heidät paremmin laittamalla ilmoituksen paikallislehteen tai lähikaupan seinälle? Tapahtumien viestinnässä ei kannata unohtaa ihmiseltä ihmiselle tapahtuvaa viestintää – kertokaa tapahtumasta omille ystäville ja tuttaville.

Mieti myös, voisiko tapahtuman sisällöt kiinnostaa mediaa. Martat tekevät tärkeää työtä kestävän arjen eteen ja tapahtuman sisältöjen tavoittavuus paranee, mikäli tapahtumasta ja sen sisällöistä kerrotaan myös mediassa. Kontaktoi rohkeasti toimittajia – he haluavat myös kertoa alueen kiinnostavista tapahtumista.

Apukysymyksiä

Mitä viestintäkanavia kohderyhmä käyttää? Miten tavoitan tapahtuman kohderyhmän?
Miten tiivistän tapahtuman sisällöt kiinnostavasti?
Mistä osallistuja löytää kaiken tiedon tapahtumasta?
Mikä tapahtumassa voisi kiinnostaa mediaa?

Onnistunut osallistujakokemus

Kiinnostavien sisältöjen lisäksi onnistuneeseen osallistujakokemukseen vaikuttaa merkittävästi tapahtuman järjestelyiden sujuvuus. Mieti osallistujakokemusta alusta loppuun saakka. Pieniltäkin tuntuvat yksityiskohdat voivat olla osallistujille merkityksellisiä.

Pohdi kuinka osallistuja löytää tapahtumapaikalle, miten opastus tapahtumapaikalle järjestetään, onko tarjolla oleva ruoka eri ruokavalioihin sopivaa ja kuinka palautetta on mahdollista antaa. Mieti myös palautteen hyödyntäminen tulevien tapahtumien järjestämisessä sekä asetettujen tavoitteiden mittaamisessa.

Apukysymyksiä

Miten osallistuja löytää paikalle?
Mitä osallistuja näkee ensimmäisenä tapahtumaan saapuessaan?
Miten osallistuja löytää wc:n?
Saako tapahtumassa ruokaa ja/tai juomaa?
Millä maksutavoilla tapahtumassa voi maksaa?
Miten osallistuja löytää tilassa tapahtuman eri sisällöt?
Miten osallistujan on mahdollista antaa palautetta?

Ekologisesti kestävä tapahtuma

Marttojen toiminnan keskiössä on kestävän arjen valinnat ja elinvoimaisen ympäristön ylläpitäminen. Muista ympäristönäkökulma myös tapahtumaan liittyviä valintoja tehdessäsi. Vältä kertakäyttöisten tavaroiden hankkimista, huomioi ilmastovaikutukset tapahtuman tarjoiluissa ja kannusta osallistujia kestäviin valintoihin.

Apukysymykset

Voiko tapahtumaa varten tehtäviä tai hankittavia materiaaleja käyttää uudestaan?
Onko tapahtumassa tarjoiltavat ruoat ilmaston kannalta kestäviä?
Onko tapahtumaan mahdollista saapua julkisilla liikennevälineillä?
Onko tapahtumassa jätteenlajittelumahdollisuus?
Onko kävijöiden mahdollista saada tapahtumasta vinkkejä ilmastoystävälliseen arkeen?

Turvallisuus, luvat ja vakuutukset

Tapahtumia koskevat turvallisuus-, lupa- ja vakuutuskäytännöt vaihtelevat tapahtuman ja järjestämispaikkakunnan mukaan. Lähtökohtaisesti on tapahtuman järjestäjän vastuulla toteuttaa tapahtuma niin, että osallistuminen on turvallista ja riskit on minimoitu.

Varmista, että tapahtumatilasta löytyy alkusammutusvälineistö ja esteettömät pelastustiet. Huolehdi tapahtumapaikalle ensiaputarvikkeet. Selvitä tilan maksimihenkilömäärä ja varmista, ettei määrä ylity tapahtuman aikana. Ota huomioon turvallisuusnäkökulma kaikessa tapahtuman suunnittelussa.

Huolehdi myös, että kaikki tapahtuman työntekijät ovat vakuutettuja. Marttojen jäsenet ovat Marttaliiton vakuutuksen piirissä ja muille tapahtuman työntekijöille voi hankkia esim. talkoovakuutuksen.

Mikäli tapahtumassa tarjoillaan ruokaa, on siitä usein tehtävä ilmoitus paikalliselle elintarvikeviranomaiselle. Selvitä oman alueen käytännöt ja kysy tarvittaessa apua paikallisilta viranomaisilta.

Mikäli tapahtuman osallistujamäärä ylittää 200 henkeä, on tapahtumasta tehtävä ilmoitus viranomaisille. Ilmoituksen yleisötilaisuuden järjestämisestä voi tehdä sähköisesti oman alueen poliisilaitokselle. Suurempien tapahtumien kohdalla kyseeseen voi tulla myös turvallisuus- ja pelastussuunnitelman laatiminen, jätehuoltosuunnitelman valmistelu sekä meluluvan hankkiminen. Lupa-asioihin saa aina apua paikallisilta viranomaisilta.