Arkistointi

Arkistoinnista on syytä pitää säännöllisesti huolta, vaikka marttayhdistyksillä ei ole lain määräämää velvoitetta arkistointiin lukuun ottamatta kirjanpito- ja palkka-asiakirjoja. Toiminnasta kertovien pöytäkirjojen ja muiden toimintaan liityvien papereiden säilyttäminen tuleville polville on tärkeää, sillä marttojen tekemä työ on usein ollut yhdistyksen toiminta-alueella merkittävää, niin arjen taitojen kuin kulttuurinkin levittämisessä. Tallennetuista tiedoista on hyötyä marttojen ohella myös mm. pitäjän historian kirjoittajille ja sukututkijoille.

Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi

Arkistotilat ovat rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa. Asiakirjat jaetaankin pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Osa asiakirjoista on säilytettävä määräaikaisesti ja osa ikuisesti. Alla oleva on ohjeistus siitä, miten arkistointi hoidetaan ideaalitilanteessa. Todellisuudessa arkistointiin jää monesti liian vähän aikaa. Pyri kuitenkin huolehtimaan vähintään pöytäkirjojen ja talouden arkistoinnista. Jos olet epävarma, yritä pohtia kiinnostaako materiaali tutkijoita 50 tai 100 vuoden kuluttua.

Mitä arkistoidaan pysyvästi

Kaikki yhdistyksen toimintaan liittyvä ja itse tuotetut aineistot arkistoidaan pysyvästi:

  • pöytäkirjat
  • kirjeenvaihto
  • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
  • puheet, esitelmät, artikkelit
  • lentolehdet, esitteet, tiedotteet
  • selostusaineistot
  • kampanja-aineistot
  • juhla-aineistot ym.
  • valokuvat, videot, äänitteet
Mitä ei arkistoida
  • Saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
  • Tilitositteet säilytetään vähintään 6 vuotta tilintarkastuksesta.
  • Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelmanja tase liitetietoineen) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Miten arkistoit

  • Jokaisesta asiakirjasta tulee arkistoida alkuperäinen kappale. Asiakirjassa tulee olla tarpeelliset päiväykset ja allekirjoitukset (pöytäkirjat allekirjoitettuna).
  • Alkuperäiskappale on arkistoitava heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu.
  • Myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista on tehtävä paperitulosteet arkistoa varten.
  • Arkistoitavaan asiakirjaan on hyvä merkitä lyijykynällä sana arkistokappale jotta se ei sotkeudu kopioihin.
  • Arkistoitavista papereista on poistettava metalliset paperiliittimet.
  • Asiakirjat on hyvä arkistoida arkistokoteloihin. Pysyvään säilytykseen hankittavissa koteloissa kannattaa huomioida kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistus, jonka mukaan kotelon on oltava kuitukoostumukseltaan lumppua / lintteriä tai valkaistua sellua, jossa pH on yli 8 ja kotelo on ISO 16245 A-tyypin vaatimuksen mukainen.
  • Arkistokotelon selustaan kirjoitetaan arkistokaavan mukainen aineiston sisältö ja aikamäärä. Kotelon sisälle on hyvä lisätä vielä kansilehti, jossa kerrotaan lyhyesti kotelon sisältö.
Miten säilytät arkistoa?

Arkistoa voi säilyttää jonkin aikaa niin sanotussa väliarkistossa esimerkiksi yhdistyksen tiloissa tai luottamustoimijan kotona. Pitkällä aikavälillä on kuitenkin tärkeää, että arkisto siirretään sellaiseen viralliseen arkistoon, jossa aineistoista huolehditaan valvotuissa ja suojatuissa tiloissa sekä esimerkiksi tietosuojalainsäädännön määräysten mukaisesti.

Arkistoinnissa kannattaa hyödyntää neuvonnallisena apuna erityisesti kaupunkien ja kuntien paikallisia arkistoja. Ne ovat myös hyviä paikkoja yhdistyksen arkistoille. Apuna voi käyttää myös kansallisarkiston päätoimipistettä Helsingissä sekä paikallisia toimipisteitä Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa.

Olemassa olevat arkistokokoelmat

Marttaliiton arkistot

  • Marttaliiton väliarkisto sijaitsee Pursimiehenkatu 26 C:n kellarissa. Väliarkistosta löytyy vuotta 2003 vuotta nuorempaa aineistoa sekä viralliset asiakirjat.
  • Kansallisarkiston Helsingin toimipisteestä löytyvät arkistokokoelmat, joihin on koottu kaikki Marttaliittoa ja sen edeltäjiä koskevat materiaalit. Aineistot haetaan Astia-palvelun kautta. Kokoelmat ovat:
    • Marttaliitto I (vuodet 1899-1970)
    • Marttaliitto II (vuodet 1970-2002)
  • Kansalliskirjastossa on arkistoituna Emäntä- ja Martat-lehdet sekä muut julkaisut.

Marttapiirien arkistot

  • Marttapiirit vastaavat omasta arkistoinnistaan. Kansallisarkistossa on useita kokonaisuuksia piirien arkistoista.
  • Kansallisarkiston toimipisteistä löytyvät ainakin seuraavat marttapiirien kokoelmat:
    • Etelä-Hämeen Martat (ja Etelä-Hämeen Marttapiiri)
    • Itä-Hämeen Marttapiiriliitto
    • Karjalan Marttapiiriliitto
    • Keski-Suomen Martat
    • Kymenlaakson Marttapiiriliitto
    • Pohjois-Karjalan Marttapiiriliitto
    • Pohjois-Pohjanmaan Marttapiiriliitto
    • Pohjois-Savon Marttapiiriliitto
    • Satakunnan Martat
    • Savo-Karjalan Marttapiiriliitto
    • Varsinais-Suomen Martat

Marttayhdistysten arkistot

  • Kansallisarkiston toimipisteistä löytyvät ainakin seuraavat marttayhdistysten kokoelmat:
    • Alapään Marttakerho
    • Artjärven Kirkonkylän Martat
    • Artjärven Martat
    • Aurinkoiset Martat ry
    • Harjun Martat (Jyväskylä)
    • Haukiputaan Takkurannan Marttayhdistys
    • Haukkavuoren martat
    • Holstin Martat (Jyväskylä)
    • Isolahden Martat (Muurame)
    • Jaarlin Marttayhdistys
    • Joensuun Kettuvaaran Marttayhdistys
    • Joensuun Meijerin Martat
    • Joensuun MM-Martat
    • Joensuun Rantakylän Martat
    • Jyväskylän Kortepohjan Martat
    • Jyväskylän läntiset Martat
    • Jyväskylän maalaiskunnan Leppälahden Marttayhdistys
    • Jyväskylän Marttayhdistys
    • Kankaisten Martat (Hankasalmi)
    • Karelian Martat (Joensuu)
    • Karstulan Martat
    • Kartanon Martat (Järvenpää)
    • Keski-Jyväskylän Martat
    • Kiihtelysvaaran Uskaljärven Marttayhdistys
    • Kinnulan Martat
    • Kiteen Kantosyrjän Martat
    • Komperon Marttayhdistys (Liperi)
    • Kumpujärven Martat (Petäjävesi)
    • Kärkkäälän Martat (Hankasalmi)
    • Leinolan Martat (Laukaa)
    • Linnan Martat
    • Lohikosken Martat (Jyväskylä)
    • Madekosken Marttayhdistys (Oulu)
    • Me Martat (Joensuu)
    • Mikkelin Keskikaupungin Martat
    • Mummilan Martat
    • Niemisjärven Martat (Hankasalmi)
    • Nivan Marttakerho
    • Noljakan Martat (Joensuu)
    • Obbnäsin Martat
    • Oulun Hintan Martat
    • Oulun Marttayhdistys
    • Palokan Martat (Jyväskylän maalaiskunta)
    • Pihtiputaan Martat
    • Piikkiön Martat
    • Pyhäselän Hammaslahden Marttayhdistys
    • Rautjärven Asemanseudun Martat
    • Ritoniemen Martat (Jyväskylän maalaiskunta)
    • Rouhialan Marttakerho
    • Sairilan Martat
    • Terijoen Marttayhdistys
    • Tikan Martat ry (Jyväskylä)
    • Toivakan Kirkonkylän Martat
    • Tuiran Marttayhdistys
    • Turun Marttayhdistys ry, Toivon martat toimintaryhmä
    • Turun Marttayhdistys ry, Mikaelin Martat toimintaryhmä
    • Tuskun Seudun Marttayhdistys
    • Uimaarjun Martat
    • Urpolan Martat
    • Varsinais-Suomen Marttapiiriliitto ry:n Akateemiset Martat
    • Vesangan Martat (Jyväskylän maalaiskunta)
    • Vesikkalan-Harvolan Marttakerho
    • Vesilahden Nuoret Martat
    • Äijälän Martat (Laukaa)

Sekä kokoelmat:

  • Itä-Hämeen Marttayhdistykset (kokoelma)
    • Anianpellon Martat ry
    • Nastolan nuoret Martat
    • Heinolan karjalaiset Martat
  • Pohjois-Karjalan Marttayhdistykset ja -kerhot (kokoelma)
    • Joen Martat
    • Joensuun Hukanhaudan Marttayhdistys
    • Joensuun Me Marta
    • Kaiken Maailman Martat
    • Kemien Marttayhdistys
    • Kiteenlahden Marttakerho
    • Kontio-Martat
    • Multi-Martat ry

Lisätietoja

  • Marttaliiton viestintäpäällikkö Henni Kuusisto, henni.kuusisto@martat.fi, 050 331 2978