Aloita tapahtuman suunnittelu miettimällä kenelle tapahtumaa tehdään ja miksi. Onko tapahtuma suunnattu jo toiminnassa mukana oleville martoille vai halutaanko tapahtuman avulla tavoittaa vasta toiminnasta kiinnostuneita tai ihmisiä, jotka eivät ole (vielä) marttoja? Jos vastaus on sekä että, mieti olisiko yksittäisiä sisältöjä viisasta kohdentaa per kohderyhmä. Usein tapahtuman kohderyhmän ollessa “kaikki”, jäävät sisällöt ainakin osalle osallistujista hieman valjuiksi.

Mieti myös minkä takia tapahtuma järjestetään. Onko tavoitteena kertoa marttatoiminnasta kiinnostuneille vai kenties rikastuttaa lähialueella asuvien lapsiperheiden elämää? Määrittele tapahtumalle selkeät tavoitteet ja mieti, miten seuraatte tavoitteiden toteutumista.

Apukysymyksiä

Kenelle tapahtuma järjestetään?
Miksi tapahtuma järjestetään?
Montako henkeä tapahtumaan osallistuu?
Miten tiedän, oliko tapahtuma onnistunut?

Tapahtumapaikan valinta on olennainen osa tapahtuman järjestämistä ja onnistunut tilavalinta helpottaa montaa tapahtuman järjestämiseen liittyvää vaihetta. Mieti tapahtumapaikkaa valitessa etenkin sen sijaintia, kokoa ja käytännöllisyyttä. Tuttu ja turvallinen tila ei aina ole välttämättä se toimivin ratkaisu. Kiinnitä erityistä huomiota siihen, että tila on kohderyhmän saavutettavissa. Huomioi valintaa tehdessä tilan esteettömyys ja riittävät fasiliteetit.

Apukysymyksiä

Onko tila helposti saavutettavissa?
Onko tila esteetön?
Onko tila riittävän suuri osallistujamäärälle?
Onko tilassa mahdollista toteuttaa kaikki tapahtumaan ideoidut sisällöt?
Mitä kustannuksia tilasta tulee?

Tapahtuman järjestäjän yleisin virhe on riittämätön tehtävien jako. Onnistuneen tapahtuman tekeminen vaatii tehtävien ja vastuiden jakamista, joten kerää ympärillesi heti tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa ryhmä tekijöitä ja sopikaa selkeästä vastuunjaosta. Miettikää yhdessä, kuinka paljon kukin pystyy realistisesti resursoimaan aikaa tapahtuman järjestämiseen ja jakakaa tehtävät sen mukaisesti.

Tapahtuman suunnitteluvaiheessa riittää usein rajallisempi määrä tekijöitä, kuin itse tapahtumassa. Muistakaa siis rekrytoida tekijöitä myös tapahtuman ajaksi.

Apukysymyksiä

Kenellä on päävastuu tapahtuman onnistumisesta?
Kuinka loput vastuut jaetaan?
Miten vastuuhenkilöt pitävät toisensa ajantasalla tilanteesta?
Paljonko tarvitsemme tekijöitä tapahtuman ajaksi? Miten heidän haetaan ja millaisiin tehtäviin?
Miten kiitämme kaikkia tapahtuman tekijöitä?

Tapahtuman sisältöjä suunnitellessa on erityisen tärkeää pitää tapahtuman kohderyhmä mielessä. Tapahtumaa suunnitellessa on helppo miettiä asioita siitä näkökulmasta, mistä itse pitää – mutta tapahtuma tehdään kuitenkin osallistujia varten. Jos kohderyhmä on sinulle vieras, selvitä samaan viiteryhmään kuuluvilta jo etukäteen heidän kiinnostuksen kohteita ja mielipiteitä.

Suunnittele tapahtumaan myös eri tasoista osallistumista vaativia sisältöjä. Osa kävijöistä nauttii itse tekemisestä ja toiminnallisista sisällöistä, kun taas toiset haluavat vain seurata ja osallistua passiivisemmin.

Apukysymyksiä

Mistä kohderyhmä on kiinnostunut?
Miten sisällöt tukevat tapahtuman tavoitteiden saavuttamista?
Miten tapahtuman sisällöt tukevat marttajärjestön yhteisiä tavoitteita?
Mitä Marttojen materiaaleja tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa voi hyödyntää?
Onko tapahtumassa erilaisia osallistumisen tapoja?

On tärkeää miettiä tarkasti tapahtuman kohderyhmä ja sisällöt – mutta yhtä tärkeää on miettiä, kuinka viestiä tapahtumasta niin, että tieto tapahtumasta saavuttaa potentiaaliset osallistujat. Tapoja osallistujien tavoittamiseen on useita ja oleellista on valita käytettävät viestintäkanavat kohderyhmän mukaisesti. Käyttääkö kohderyhmä sosiaalista mediaa vai tavoittaako mahdolliset osallistujat paremmin laittamalla ilmoituksen paikallislehteen tai lähikaupan seinälle? Tapahtumien viestinnässä ei kannata unohtaa ihmiseltä ihmiselle tapahtuvaa viestintää – marttoja kannataa kannustaa kertomaan tapahtumasta omille ystävilleen ja tuttavilleen. Ydinviesteiksi kannattaa valita eri sisältöjä käytettävän viestintäkanavan ja kohderyhmän mukaisesti.

Mieti myös voisiko tapahtuman sisällöt kiinnostaa mediaa. Me martat teemme tärkeää työtä kestävän arjen eteen ja tapahtuman sisältöjen tavoittavuus paranee, mikäli tapahtumasta ja sen sisällöistä kerrotaan myös mediassa. Kontaktoi rohkeasti toimittajia – he haluavat myös kertoa alueen kiinnostavista tapahtumista.

Apukysymyksiä

Mitä viestintäkanavia kohderyhmä käyttää?
Miten tiivistän tapahtuman sisällöt kiinnostavasti?
Mistä osallistuja löytää kaiken tiedon tapahtumasta?
Mikä tapahtumassa voisi kiinnostaa mediaa?

Kiinnostavien sisältöjen lisäksi onnistuneeseen osallistujakokemukseen vaikuttaa merkittävästi tapahtuman järjestelyiden sujuvuus. Mieti osallistujakokemusta alusta loppuun saakka. Pieniltäkin tuntuvat yksityiskohdat voivat olla osallistujille merkityksellisiä.

Pohdi kuinka osallistuja löytää tapahtumapaikalle, kuinka opastus on paikan päällä järjestetty, onko tarjolla oleva ruoka eri ruokavalioihin sopivaa, kuinka osallistujia kiitetään ja kuinka palautetta on mahdollista antaa. Mieti myös palautteen hyödyntäminen tulevien tapahtumien järjestämisessä sekä asetettujen tavoitteiden mittaamisessa.

Apukysymyksiä

Miten osallistuja löytää paikalle?
Mitä osallistuja näkee ensimmäisenä tapahtumaan saapuessaan?
Miten osallistuja löytää wc:n?
Saako tapahtumassa ruokaa ja/tai juomaa?
Millä tapahtumassa voi maksaa?
Miten osallistuja löytää tilassa tapahtuman eri sisällöt?
Miten osallistujia kiitetään?
Miten osallistujan on mahdollista antaa palautetta?

Marttojen toiminnan keskiössä on kestävän arjen valinnat ja elinvoimaisen ympäristön ylläpitäminen. Myös tapahtumia järjestettäessä meidän tulee huomioida toiminnan ympäristövaikutukset.

Muista siis ympäristönäkökulma kaikkia tapahtumaan liittyviä valintoja tehdessäsi. Vältä kertakäyttöisten tavaroiden hankkimista, huomioi ilmastovaikutukset tapahtuman tarjoiluissa ja kannusta osallistujia kestäviin valintoihin.

Apukysymykset

Voiko tapahtumaa varten tehtäviä tai hankittavia materiaaleja käyttää uudestaan?
Onko tapahtumassa tarjoiltavat ruoat ilmaston kannalta kestäviä?
Onko tapahtumaan mahdollista saapua julkisilla liikennevälineillä?
Onko tapahtumassa jätteenlajittelumahdollisuus?
Onko kävijöiden mahdollista saada tapahtumasta vinkkejä ilmastoystävälliseen arkeen?

Tapahtumia koskevat turvallisuus-, lupa- ja vakuutuskäytännöt vaihtelevat tapahtuman ja järjestämispaikkakunnan mukaan. Lähtökohtaisesti on kuitenkin aina tapahtuman järjestäjän vastuulla toteuttaa tapahtuma niin, että osallistuminen on turvallista ja riskit on minimoitu.

Varmista, että tapahtumatilasta löytyy alkusammutusvälineistö eikä pelastusteitä tukita. Huolehdi tapahtumapaikalle vähintään pieni ensiapuvälineistö. Selvitä tilan maksimihenkilömäärä ja varmista, ettei määrä ylity tapahtuman aikana. Ota huomioon turvallisuusnäkökulma kaikessa tapahtuman suunnittelussa.

Huolehdi myös, että kaikki tapahtuman työntekijät ovat vakuutettuja. Marttojen jäsenet ovat Marttaliiton vakuutuksen piirissä ja muille tapahtuman työntekijöille voi hankkia esim. talkoovakuutuksen.

Mikäli tapahtumassa tarjoillaan ruokaa, on siitä usein tehtävä ilmoitus paikalliselle elintarvikeviranomaiselle. Selvitä oman alueen käytännöt ja kysy tarvittaessa apua paikallisilta viranomaisilta.

Mikäli tapahtuman osallistujamäärä ylittää 200 henkeä, on tapahtumasta tehtävä ilmoitus viranomaisille. Ilmoituksen yleisötilaisuuden järjestämisestä voi tehdä sähköisesti oman alueen poliisilaitokselle. Suurempien tapahtumien kohdalla kyseeseen voi tulla myös turvallisuus- ja pelastussuunnitelman laatiminen, jätehuoltosuunnitelman valmistelu sekä meluluvan hankkiminen. Lupa-asioihin saa aina apua paikallisilta viranomaisilta.