Yhdistyksen talous

Sisältö

1. Yhdistyksen talous

1.1 Vastuut

Yhdistyksen taloudenhoidosta vastaa hallitus ja käytännön tehtävät suorittaa rahastonhoitaja. Hallitus on yhteisvastuussa talousasioista ja taloudenhoitoa valvovat myös tilintarkastajat sekä yhdistyksen jäsenet vuosikokouksessa.

1.2 Taloudenhoitoon kuuluvat tehtävät

Taloudenhoito kattaa varojen ja omaisuuden hankinnan, niiden käytön ja hoidon, kirjanpidon sekä muut talouteen liittyvät toimenpiteet.

2. Kirjanpito

2.1 Periaatteet

Marttayhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia. Kirjanpidon tarkoitus on näyttää selkeästi:

paljonko rahaa on tullut
mihin rahaa on käytetty
paljonko rahaa on jäljellä

Kirjanpidon avulla hallitus ja jäsenet näkevät, että yhdistyksen rahaa käytetään oikein.

Kirjanpidon tulee noudattaa hyvää kirjanpitotapaa (kirjanpitolain määrittämät säännökset). Suositeltavaa on kahdenkertainen kirjanpito, mutta pienet yhdistykset voivat käyttää myös yksinkertaista kirjanpitoa (ks. Kohta 6. Mikroyhdistysten helpotettu kirjanpito). Kirjanpidon toteuttamiseksi suosittelemme käyttämään Marttaliiton tekemää valmista excel-pohjaa.

Kirjauksissa merkitään kaikki tulot, menot ja rahoitustapahtumat, kuten jäsenmaksut, tarvikkeiden ostot ja käteisen siirrot pankkitilille. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusta on kaksipuoleinen tili, jonka vasemman puolen nimi on debet ja oikean kredit. Tilin debet-puolelle merkitään rahan käyttö ja kredit-puolelle rahan lähde. Kassa- ja muulla rahatilillä merkitään rahojen lisäys debet-puolelle, ja rahojen vähennys kredit- puolelle.

Esimerkki:
Yhdistys ostaa kahvitarvikkeita 50 eurolla.

Rahaa lähtee = Pankkitili kredit 50
Kulut kasvavat = Myyjäiset, muonitukset ja arpajaiset –tili debet 50

Kahdenkertaisessa kirjanpidossa sama 50 € kirjataan siis kahdelle tilille, toinen debet ja toinen kredit -puolelle. Täten kaikkien tilien debet-puolten yhteissumma on yhtä suuri kuin kaikkien tilien kredit-puolten yhteissumma.

Jokaisella yhdistyksellä voi olla omat toimintatapansa kirjanpidon käsittelystä hallituksessa. Jos yhdistyksessä on aktiivista toimintaa ja paljon rahaliikennettä, voi hallitus ottaa asian käsittelyyn useinkin. Talousasiat tulee käsitellä vähintään tilikauden lopussa.

2.2 Tililuettelo

Tililuetteloon merkitään kaikki käytettävät kirjanpitotilit sekä ohjeet niiden käyttöön. Jokaiselle tulolle, menolle ja rahoitustapahtumalle varataan oma tili tarpeen mukaan, ja tililuettelon rakenne noudattaa tilinpäätöksen kaavaa.

2.3 Tositeaineisto

Kaikki kirjanpidon kirjaukset perustuvat päivättyihin ja juoksevasti numeroituihin tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtuman. Tositteista tulee ilmetä käytetyt tilit, maksun vastaanottaja, hankittu tuote tai palvelu, summa euroissa sekä tapahtuman päivämäärä. Pienet tositteet kiinnitetään paperille. Lämpöpaperitositteet haalistuvat ajan myötä, joten ne täytyy kopioida tai skannata sähköiseen muotoon.

2.4 Säilytys

Tasekirja, kirjanpitokirjat, tililuettelo ja tase-erittelyt säilytetään vähintään 10 vuotta. Tilikauden tositteet, pankkikirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytykset säilytetään vähintään 6 vuotta.

2.5 Toimintaryhmien kirjanpito

Yhdistyksellä voi olla rekisteröimättömiä toimintaryhmiä, joiden kirjanpito on osa yhdistyksen kirjanpitoa. Toimintaryhmän kirjanpito liitetään yhdistyksen kirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä. Mikäli toimintaryhmillä on erillinen kirjanpitonsa, se kannattaa tehdä kuitenkin samaan pohjaan, jotta yhdistely on helpompaa.

2.6 Valmiiden Excel-taulukkopohjien käyttö

Taulukon voi avata Microsoft Officen lisäksi myös Google Sheets -ohjelmassa tai Numbers -ohjelmassa.

Google Sheets:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja omalle tietokoneellesi.
Avaa Google Sheets -ohjelma tietokoneellasi. Paina kansio painikkeesta (painikkeen nimi on ’Open file picker’).
Paina ’Upload’. Paina seuraavaksi ’Browse’.
Valitse koneeltasi oikea tiedosto.

Numbers:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja tietokoneellesi.
Avaa tietokoneellasi lataukset -kansio.
Napsauta oikeasta tiedostosta kakkospainikkeella (hiiren oikeanpuoleinen painike), paina ’Avaa apissa’ ja valitse Numbers.

3. Käteiskassa ja pankkitili

3.1 Käteistulot

Kaikki yhdistyksen nimissä saadut käteismaksut tuloutetaan viipymättä käteiskassaan. Maksajalle annetaan ennalta numeroitu ja maksun vastaanottajan allekirjoittama kuitti. Kirjanpidon tositteena käytetään kopiota tai jäljennöstä tästä kuitista. Valmiiksi numeroituja kuittivihkoja on saatavilla mm. kirjakaupoissa. Virheelliset ennalta numeroidut kuitit merkitään “Mitätön” ja säilytetään kirjanpitoaineistossa. Yhdistys voi käyttää kuittina myös kassakoneesta saatavaa tilitysnauhaa.

Jos tapahtumassa (esimerkiksi myyjäisissä) ei voida antaa kuittia jokaisesta maksusta, tehdään jälkikäteen luotettava yhteenveto myydyistä tuotteista ja laskettava, että kassaan on kertynyt vastaava summa. Mikäli eroja löytyy, niistä on laadittava selvitys. Myynnistä vastaava henkilö allekirjoittaa edellä mainitun luettelon sekä selvityksen.

Käteiskassan ylittäessä 300 euroa, se tulee siirtää suoraan yhdistyksen pankkitilille. Rahoja ei tule siirtää yksityishenkilöiden pankkitilien kautta.

Mikäli käteiskassa on haastava yhdistykselle, on suositeltavaa käyttää Mobile Pay -lyhytnumeroa tai maksupäätettä esimerkiksi marttailloissa tai myyjäisissä.

3.2 Laskuttaminen

Yhdistys voi saada tuloja myös laskuttamalla. Lasku voi olla esimerkiksi esitäytetty pankkisiirtolomake tai erikseen paperille laadittu lasku, jossa näkyvät laskuttajan tiedot, tilinumero, maksettava summa, mahdollinen viivästyskorko, eräpäivä, laskun aihe sekä mahdollisesti y-tunnus. Arvonlisäverollisissa laskuissa ilmoitetaan myös veron määrä verokannoittain ja arvonlisäverottomiin laskuihin merkitään peruste verottomuudelle. Rahastonhoitaja valvoo, että laskut maksetaan yhdistykselle ajallaan ja tarvittaessa lähettää karhukirjeen.

3.3 Maksujen valvonta

Rahastonhoitaja huolehtii laskujen maksamisesta eräpäivään mennessä. Kirjanpitoon liitettävässä laskussa näkyy yhdistyksen nimi maksajana. Käteiskassan säännöllinen tarkistus ja täsmäyttäminen pankkitilin kanssa varmistavat talouden luotettavuuden.

Yleensä rahastonhoitaja on tietoinen säännöllisistä laskuista tai suuremmasta yksittäisestä laskusta, jolloin rahastonhoitaja voi maksaa sen. Jos rahastonhoitaja saa epäilyttäviä laskuja, voi asian tarkistaa puheenjohtajan kanssa (esim. jos lasku on tuntemattomalta taholta tai on erittäin suuri).

3.4 Käteisostot

Käteisellä tehdyistä ostoista tulee näkyä kirjanpidossa oma tapahtuma, ja tapahtumasta tulee olla kuitti tai muu tosite.

Henkilökohtaisia bonuskortteja ei saa käyttää yhdistyksen asiointiin.

3.5 Täsmäyttäminen

Vuodenvaihteen kassa- ja pankkitilien saldot merkitään taseeseen, ja täsmäytyksessä otetaan huomioon vuoden alkusaldo. Kassaa tarkistetaan erityisesti myyntitilaisuuksien jälkeen ja varmistetaan, että kirjanpidon pankkitilillä ja käteiskassassa on oikeat summat.

Miten täsmäytän pankkitilin?

Jos erotusta on, selvitä mistä se johtuu.
Avaa pankin tiliote.
Tarkista, että jokainen tiliotteella näkyvä tapahtuma löytyy kirjanpidosta.
Laske kirjanpidon pankkitilin saldo.
Vertaile sitä tiliotteen loppusaldoon.

4. Talouden suunnittelu

4.1 Talousarvio

Jokaiselle toimikaudelle tehdään talousarvio, joka kertoo, paljonko rahaa arvioidaan tulevan ja mihin sitä käytetään. Talousarvio pohjautuu toimintasuunnitelmaan: mitä aiotaan tehdä ja mitä se maksaa. Pohja talousarvion laatimiseen löytyy kahdenkertaiseen kirjanpitoon tarkoitetusta Excel-taulukosta.

Hallitus valmistelee talousarvioehdotuksen, ja yhdistyksen kokous päättää sen hyväksymisestä. Talousarvion suunnittelussa kannattaa olla mieluummin varovainen kuin liian optimistinen. Lopullista talousarviota voidaan verrata edellisten vuosien tilinpäätöksiin, jotta nähdään, ovatko arviot realistisia.

4.2 Tilinpäätös

Tilinpäätös kuvaa yhdistyksen talouden koko tilikaudelta. Se vastaa kolmeen kysymykseen:

Oliko toiminta yli- vai alijäämäistä?
Paljonko rahaa on pankissa ja kassassa?
Onko yhdistyksellä velkoja tai omaisuutta?

Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Tilinpäätös allekirjoitetaan ja päivätään hallituksen toimesta sekä esitetään kevätkokoukselle. Tuloslaskelmaan ja taseeseen on liitettävä vertailutiedoksi edellisen tilikauden vastaavat summat. Näin hallitus, tilintarkastajat ja jäsenistö voivat seurata yhdistyksen talouden kehittymistä.

Tuloslaskelma: On kaava, joka näyttää tilikauden aikana saadut tuotot ja maksetut kulut määrätyssä järjestyksessä. Kirjanpitoasetuksessa on oma tuloslaskelmakaava aatteellisille yhteisöille ja säätiöille. Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan antanut mallin tästä tuloslaskelmasta.
Tase: Kertoo yhdistyksen taloudellisen tilanteen vuoden päättyessä. Se on samalla yhden tilikauden lopputilanne ja seuraavan lähtökohta. Taseessa on kaksi puolta, joista vastaavaa kertoo mitä varoja yhdistyksellä on, ja vastattavaa mistä rahat ovat tulleet.
- Pysyvät vastaavat: erät, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa useana tilikautena, esimerkiksi kalustot, muu irtaimisto, rakennukset ja osakkeet
- Vaihtuvat vastaavat: sellainen vaihto-omaisuus, joka on tarkoitettu luovutettavaksi tai kulutettavaksi, esim. myyntiä varten hankitut tavarat, rahat ja saamiset
- Vastattavaa: joko omaa pääomaa (yhdistyksen oma varallisuus) tai vieras pääoma (yhdistyksen ulkopuolelta hankittu pääoma, velka)
Liitetiedot: Täydentävät tilinpäätöstä ja antavat lisätietoja yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta. Pienen yhdistyksen liitetiedoissa esitetään vähintään
- Annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
- Peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaan rahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Myös pienissä yhdistyksissä on muistettava kirjanpitolain vaatimus oikeista ja riittävistä tiedoista toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Liitetiedoissa saatetaan joutua ilmoittamaan siis myös muita tietoja.

Vinkit tilinpäätöksen tekemiseen: Yhdistyksen tarjoamien Excel-taulukkopohjien käyttäminen helpottaa tilinpäätöksen tekemistä, sillä yhdistelemään tilien saldot automaattisesti tuloslaskelmalle ja taseelle. Tilinpäätöstä laatiessa varmistetaan, että kirjanpidon kassa- ja pankkitilien saldot vastaavat todellista käteiskassaa ja pankkien tiliotteita. Lisäksi tarkistetaan, että taseen Vastaavaa ja Vastattavaa ovat yhtä suuret.

4.3 Tilikausi

Tilikausi on yhdistyksen talouden perusjakso, yleensä 12 kuukautta. Tilikauden päätyttyä tehdään tilinpäätös, ja se tulee laatia viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden loppumisesta.

Jos yhdistys perustetaan kesken vuoden, ensimmäinen tilikausi voi olla joko tavallista lyhyempi tai pidempi. Käytännön kannalta on usein helpointa päättää ensimmäinen tilikausi vuodenvaihteeseen, jotta tulevat tilikaudet voivat olla kalenterivuoden mittaisia. Ensimmäinen tilikausi ei kuitenkaan saa olla yli 18 kuukautta pitkä.

Esimerkki: Jos yhdistys perustetaan 28.2.2026, ensimmäinen tilikausi voi olla 28.2.2026–31.12.2026. Tämän jälkeen tilikausi noudattaa kalenterivuotta, eli 1.1.2027–31.12.2027.

5. Vuosikertomus/ toimintakertomus

5.1 Yhdistyksen sääntöjen mukainen sisältö

Sääntöjen mukaisessa toimintakertomuksessa on annettava seuraavat tiedot:

olennaiset tapahtumat tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen sekä
arvio tulevasta kehityksestä.

Toimintakertomus siis kertoo, mitä yhdistyksessä on tapahtunut vuoden aikana ja mitä on odotettavissa tulevana vuonna. Siinä kuvataan tärkeimmät tapahtumat, toiminnan tulokset ja mahdolliset muutokset. Toimintakertomus on tärkeä tietolähde jäsenille, yhteistyökumppaneille ja rahoittajille. Yleisesti tähän yhdistyksen toimintakertomukseen merkitään myös tietoja yhdistyksen toiminnasta ja jäsenistä.

Toimintakertomus-nimellä mainittu dokumentti tarkoittaa vuoden 2023 yhdistyslakiuudistuksen jälkeen sitä, että toimintakertomus tulee laatia kirjanpitolain mukaisesti ja sisällyttää osaksi tilinpäätöstä. Mikäli yhdistys ei jatkossa halua sisällyttää kirjanpitolain mukaista toimintakertomusta tilinpäätökseen, tulisi maininta toimintakertomuksesta poistaa säännöistä tai muuttaa dokumentin nimi säännöissä joksikin muuksi.

5.2 Toiminnan- /tilintarkastus

Hallituksen on toimitettava edellisen vuoden tilit ja hallintoa koskevat asiakirjat toiminnan-/tilintarkastajalle kuukautta ennen kevätkokousta. Tarkastajan tulee antaa oma kertomuksensa tarkastuksesta hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

Yhdistyksen on valittava auktorisoitu tilintarkastaja, jos vähintään kaksi seuraavista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

Raja	Määrä
Taseen loppusumma	yli 100 000 €
Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto	yli 200 000 €
Palveluksessa keskimäärin	yli 3 henkilöä

Jos kaksi kolmesta ylittyy, tilintarkastaja on pakollinen. Jos yhdistyksen säännöissä määrätään tilintarkastajasta, se on valittava, vaikka rajat eivät täyttyisi.

Muissa tapauksissa toiminnantarkastaja riittää. Toiminnantarkastaja antaa toiminnantarkastuskertomuksen, ei tilintarkastuskertomusta.

6. Mikroyhdistysten helpotettu kirjanpito

6.1 Mikroyhdistysten määritelmä

Mikroyhdistys on pieni yhdistys, jonka kaikki avustukset ja muut tulot ovat yhteensä enintään 30 000 euroa tilikauden aikana. Lisäksi sillä ei saa olla varsinaista liiketoimintaa, eli se ei voi myydä tuotteita tai palveluita säännöllisesti maksua vastaan. Suurin osa marttayhdistyksistä kuuluu tähän ryhmään.

Esimerkki:
Yhdistyksen tulot ovat 12 000 € (jäsenmaksut + avustukset).
Se ei harjoita jatkuvaa myyntitoimintaa.
→ Yhdistys voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa.

6.2 Yhdenkertainen kirjanpito ja vuosilaskelma

Yhdistyslaki antaa pienille yhdistyksille mahdollisuuden käyttää yksinkertaista, niin sanottua yhdenkertaista kirjanpitoa. Siinä kirjataan vain rahaliikenne: mitä on tullut ja mitä on mennyt. Taseeseen liittyvät asiat (kuten omaisuus ja velat) pidetään erillään, ja jokaisesta tapahtumasta on oltava tosite, esimerkiksi kuitti.

Tilinpäätöksen sijaan yhdistys tekee vuosilaskelman, joka sisältää tuloslaskelman sekä liitetietona lyhyen selostuksen omaisuudesta, saatavista, veloista ja muista vastuista sekä niiden vähennyksistä ja lisäyksistä tilikauden aikana.

6.3 Käyttöönotto

Yksinkertaistettuun kirjanpitoon siirtyminen vaatii yhdistyksen kokouksen päätöksen. Asiasta tulee päättää yhdistyksen kokouksessa, jonka kokouskutsussa on asiasta selkeästi mainittu ja päätös on tehtävä 2/3 äänienemmistöllä.

7. Verovelvollisuudet

Yhdistys voi olla verovelvollinen sekä tuloveron että arvonlisäveron osalta tietyissä tilanteissa. Seuraavat perusasiat kannattaa huomioida:

7.1 Tulovero

Yhdistyksen pääsääntöinen toiminta (jäsenmaksut, avustukset) on yleensä verovapaata.

Jos yhdistys harjoittaa säännöllistä liiketoimintaa (myy tuotteita tai palveluita maksua vastaan), liiketoiminnasta saatu voitto voi olla veronalaista tuloa. Satunnaisia myyjäisiä ei lasketa säännölliseksi liiketoiminnaksi.

Verotettava tulos ilmoitetaan tarvittaessa Verohallinnolle yhdistyksen tuloveroilmoituksessa.

7.2 Arvonlisävero (ALV)

Yhdistys on arvonlisäverovelvollinen, jos sen liiketoiminta ylittää ALV-velvollisuuden rajan (nykyisin 15 000 €/vuosi).

ALV koskee tavaroiden ja palveluiden myyntiä. Veron määrä ja verokanta tulee merkitä laskuihin ja kirjanpitoon.

Pienet myynnit myyjäisissä, arpajaisissa tai jäsenille suunnattu vähäinen myynti eivät yleensä ole ALV-velvollisia, mutta suositeltavaa on merkitä myyntien arvio ja pitää niistä kirjaa.

7.3 Verotuksen huomiointi kirjanpidossa

Kaikki verolliset tulot ja menot kirjataan erilleen verottomista.

ALV:n erittely voidaan merkitä tositteisiin ja tililuetteloon, jolloin tilien saldoissa pysytään ajan tasalla (tuoton ja ALV:in osuus omille tileilleen)

Tuloverot ja ALV ilmoitetaan ja maksetaan Verohallinnon ohjeiden mukaisesti.

8. Rahastonhoitajan toiminta – usein kysytyt kysymykset

Pitääkö rahastonhoitajan toimia aina hallituksen tai puheenjohtajan ohjeiden ja päätösten mukaisesti, vaikka ne rikkoisivat sääntöjä tai lakeja?

Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja siksi se tekee päätökset ja antaa ohjeet. Sääntöjen ja lakien vastaisten päätösten mukaisesti ei pidä toimia. Nosta asia esille puheenjohtajan ja hallituksen kanssa. Myös toiminnan-/tilintarkastajan kanssa voi keskustella.

Onko Marttaliitolla automaattirekisteröinti tulorekisteriin kilometrikorvauksista?

Kaikki maksetut korvaukset tulee ilmoittaa tulorekisteriin. Yleishyödyllisen yhdistyksen korvausilmoitus tehdään tulolajille 357 (’yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus’). Korvaus on verovapaa jos on alle 3000e/ vuosi per henkilö. Tulolajille 357 ei ilmoiteta kilometrimääriä. Lue lisää täältä. Muista, että ilmoitus tulee tehdä tulolajille 357 (ja ei 311) koska kyseessä on yleishyödyllinen työ.

Tietyilla pankeilla on käytössä siirtomaksu. Miten se toimii?

Siirtomaksu on tällä hetkellä käytössä Nordealla ja OP:lla. Siirtomaksu edellyttää, että maksajalla sekä maksun saajalla on siirtomaksu käytössä joko OP-mobiilissa tai Nordea Siirrossa (mobiilisovellukset). Lue lisää Siirrosta täällä. Käytännössä, kyseessä on mobiilimaksu ja maksutapahtuman pitää lisätä yhdistyksen kirjanpitoon.

Voiko kirjanpito excel-pohjaa käyttää ilman Microsoft Office:a?

Taulukon voi avata myös Google Sheets -ohjelmassa tai Numbers -ohjelmassa. Excel-taulukot löytyvät täältä.

Google Sheets:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja omalle tietokoneellesi.
Avaa Google Sheets -ohjelma tietokoneellasi. Paina kansio painikkeesta (painikkeen nimi on ’Open file picker’).
Paina ’Upload’. Paina seuraavaksi ’Browse’.
Valitse koneeltasi oikea tiedosto.

Numbers:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja tietokoneellesi.
Avaa tietokoneellasi ladatut tiedostot -kansion.
Napsauta oikeasta tiedostosta kakkospainikkeella (hiiren oikeanpuoleinen painike), paina ’Avaa’ tai ’Open with’ ja valitse Numbers.

Voiko käyttämättömiä sarakkeita kaventaa excel-pohjassa jotta tulostus mahtuisi yhdelle sivulle?

Sarakkeita voi kaventaa. Muista vaan, ettet vahingossa poista sarakkeita. Tämä saattaa vaikuttaa excelin automaattisiin taustalaskelmiin. Voit myös säilyttää taulukon muistitikulle tai pilvipalveluun. Sitä ei tarvitse tulostaa.

Mitä Mobile Payn lyhytnumeron käy hallituksen vaihtuessa?

Lyhytnumero pysyy samana vaikka hallitus vaihtuisi. Mobile Pay pyytää yhdistykseltä lisätietoa tarvittaessa.

Pitääkö yhdistyksen tehdä veroilmoitus? Jos kyllä, miten sen tehdään?

Marttayhdistyksen ei tarvitse maksaa veroja elleivät tuotot ylitä 20 000 euroa. Veroilmoituksen tekee verollinen itse eli yhdistys. Lisätietoa Vero.fi.

Miten varmistan, että tase on laskettu oikein kirjanpidossa?

Jos käytät excel-pohjaa, se laskee taseen automaattisesti. Taseessa, Vastaavaa = Vastattavaa. Jos vastaavaa ja vastattavaa -summat eivät täsmää, kirjanpidossa on sattunut virhe. Voit käydä tositteet sekä kirjaukset läpi ja korjata virheen.

Voiko yhdistys käyttää omaa kirjanpitomenetelmää ja ei excel-pohjia?

Ehdottomasti voi. Jotkut yhdistykset käyttävätkin omaa kirjanpitomenetelmää. Muista, että tarvittavat tiedot löytyvät ja, että kirjanpito on selkeää ja tarkkaa. Toiminnantarkastaja huomauttaa, jos kirjanpitotyyli on liian monimutkainen tai liian pelkistetty. Muista, että yhdistyksen pitää noudattaa kirjanpitolakia.

Miten tarkasti pitää kirjata ylös kateiskassan tapahtumat?

Käteiskassaa tulee seurata tarkasti. Tämä on yleensä rahastonhoitajan tehtävä. Jos yhdistys vastaanottaa käteistä tai maksaa käteisellä, sen tulisi näkyä kirjanpidossa omana maksutapahtumana. Jos käteiskassa ylittää 300e, se siirretään viimeistään silloin yhdistyksen pankkitilille.

Voiko hallituksen jäsen pitää käteiskassan ja siirtää rahat omalta pankkililtä yhdistyksen tilille?

Ei. Yhdityksen rahaliikenne ei kulje yksityishenkilöiden pankkitilien kautta. Yksityishenkilön tiliä ei tulisi käyttää yhdistyksen asiointiin. Jos käteiskassa on haastava yhdistykselle, pohtikaa yhdessä jos ottaisitte esimerkiksi Mobile Pay -lyhytnumeron tai maksupäätteen käyttöön, jotta yhdistys vastaanottaisi vähemmän käteistä esimerkiksi marttailloissa tai myyjäisissä.

Voiko yhdistys käyttää ruokakaupan bonuskorttia kuin ostaa marttailtaan tarvikkeita?

Henkilökohtaisia bonuskortteja ei saa käyttää yrityksen tai yhdistyksen asiointiin. Bonuskortteja hyödynnetään vain oman talouden ostoksissa.

Yhdistyksemme toiminta alkoi 28.2.2025. Tehdäänkö tilinpäätös 31.12.2025 vai 28.2.2026?

Tilinpäätös tehdään tilikauden lopussa, eli teidän tilikausi on 28.2.2025-27.2.2026. Tilikausi on aina 12 kk (joissain yhdistyksissä tilikausi menee kalenterivuoden mukaan, teidän yhdistyksessä ei mene). Tilinpäätös on laadittava 4 kk kuluessa tilikauden päättymisestä (viimeistään 27.6.2026 teille).

Meidän yhdistyksessä rahastonhoitaja toimittaa tositteet, tuloslaskelman ja taseen hallitukselle 3 kk välein. Käsitellään kokouksissa pankkitilin ja käteiskassan saldot. Toimitaanko oikein?

Jokaisessa yhdistyksessä on erilainen toimintakulttuuri. Moni yhdistys käsittelee asiat tilikauden lopussa, mutta toiset keskustelevat rahaliikenteestä ja vastaavista asioista useammin. Molemmat käy. Jos yhdistyksessä on aktiivista toimintaa ja paljon rahaliikennettä tilikauden aikana, hallitus voi ottaa useamminkin esille nämä asiat.

Pitääkö tositteiden olla juoksevasti numeroitu ja aikajärjestyksessä? Meidän yhdistyksessä ei ole käytäntönä tehdä näin.

Tositteiden pitää olla numeroitu ja aikajärjestyksessä. Tällä tavoin kirjanpito on selkeää ja tarkkaa. Maksutapahtumia pystyy jäljittelemään. Suositus on, että otatte tämän käyttöön jo ensi tilikauden alussa.

Rahastonhoitajamme on maksanut sähköpostiin tulevat laskut ilman puheenjohtajan puumerkkiä. Onko tämä ok?

Jos lasku on suunnattu yhdistykselle, rahastonhoitaja voi maksaa sen. Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu yhdistyksen laskujen maksaminen. Yleensä hallitus ja/tai rahastonhoitaja on tietoinen säännöllisistä laskuista (esim. vuosittainen tilavuokrauslasku) tai suuremmasta yksittäisestä laskusta (esim. kevätretki). Jos rahastonhoitaja saa epäilyttäviä laskuja, hyvä käytäntö olisi tarkistaa asian puheenjohtajan kanssa (esim. jos lasku on tuntemattomalta taholta tai on erittäin suuri).

Miten toimitaan jos on yksi yhdistys ja sen alla neljä toimintaryhmää?

Toimintaryhmillä ei ole omaa varallisuutta, vaan kaikki rahat ovat virallisesti emoyhdistyksen. Toimintaryhmän tulee tehdä suunnitelma toiminnastaan ja siihen tarvittavista varoista ja hyväksyttää se yhdistyksen hallituksella. yhdistys on vastuussa kirjanpidosta ja toimintaryhmä on velvollinen toimittamaan tositteet ja selvitykset yhdistyksen rahastonhoitajalle. Toimintaryhmän kirjanpito on liitettävä yhdistyksen kirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä. Lue lisää toimintaryhmistä täällä.