Yhdistyksen talous

Vastuu taloudenhoidosta kuuluu yhdistyksen hallitukselle ja käytännön työ yhdistyksen taloutta hoitavalle rahastonhoitajalle. Yhdistyksen taloudenhoitoon kuuluu varojen ja omaisuuden hankinta, niiden käyttö ja hoito, kirjanpito sekä muut niihin rinnastettavat toimenpiteet. Yhdistyksen hallitus on yhteisvastuussa talousasioista. Yhdistyksen taloudenhoitoa valvovat rahastonhoitaja, hallitus, tilintarkastajat, sekä yhdistyksen jäsenet vuosikokouksessa.

Marttayhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia ja niiden on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Kirjanpidon tulee antaa selkeä kuva siitä, miten yhdistyksen kulut ja tuoton syntyvät. Yhdistyksen suositellaan pitävän kahdenkertaista kirjanpitoa, vaikka uusi yhdistyslaki mahdollistaa pienille yhdistyksille myös yksinkertaisen kirjanpidon käyttöön ottamisen (ks. sivun lopusta). Kirjanpidon toteuttamiseksi suosittelemme käyttämään Marttaliiton tekemää valmista excel-pohjaa. Tämän lisäksi yhdistykselle voi olla hyvä hankkia kuittivihko mahdollisia käteissuorituksia varten sekä kansio kuittien asianmukaiseen säilyttämiseen.

Kirjanpito

Kirjanpitoon merkitään tulot, menot ja rahoitustapahtumat eli jäsenmaksutulot, tarvikkeiden yms. ostot ja esim. käteisen rahan siirto pankkitilille. Kirjanpito rakentuu eri tileistä, joilla seurataan kuluja ja tuloja. Tämä ei ole sama asia kuin pankkitilit, joilla rahaa fyysisesti säilytetään, vaan kirjanpidon tilejä käytetään erittelemään toiminnan rahavirtoja. Käytännön kirjanpidossa kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusta on kaksipuoleinen tili, jonka vasemman puolen nimi on debet ja oikean kredit. Tilin debet-puolelle merkitään rahan käyttö ja kredit-puolelle rahan lähde. Kassa- ja muulla rahatilillä merkitään rahojen lisäys debet-puolelle, ja rahojen vähennys kredit- puolelle.

Kirjanpidon tili

Debet eli rahan käyttö – Kredit eli rahan lähde.

Jokaisesta tapahtumasta tehdään debet-kirjaus jollekin tilille ja kredit-kirjaus jollekin toiselle tilille. Täten kaikkien tilien debet-puolten yhteissumma on yhtä suuri kuin kaikkien tilien kredit-puolten yhteissumma. Tulo kirjataan rahatilin debetiin ja tulotilin kreditiin.

Tililuettelo

Yhdistyksen tilipuitteet sisältävät tililuettelon ja kirjalliset ohjeet tilien käytöstä. Tililuettelo on kirjanpitolain mukaan pakollinen. Kultakin tilikaudelta tulee olla tililuettelo, josta selviää käytössä olevat kirjanpitotilit. Erityyppisille tuloille, menoille ja rahoitustapahtumille varataan kullekin oma tili tarpeen ja sisällön mukaan. Tililuettelon rakenteen tulee noudatella tilinpäätösasiakirjojen, tuloslaskelman ja taseen kaavaa.

Tositeaineisto

Kirjanpitoon tehdyn kirjauksen tulee perustua päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tilikauden tositteet on numeroitava juoksevasti. Tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muuten selviä, miten tilitapahtuma on kirjattu.

Pienet tositteet tulisi kiinnittää paperiarkille siten, että kääntöpuolenkin merkinnät on mahdollista tarkistaa. Lämpöpaperitositteet haalistuvat ajan myötä, ja ne täytyy kopioida tai skannata sähköiseen muotoon. Menotositteesta tulee lisäksi käydä selville tilitapahtuman päivämäärä, kenelle on maksettu, mitä on hankittu sekä euromäärä. Tarkastetaan, että kaikki tositteet kuuluvat yhdistykselle ja että ne ovat oikean suuruisia. Asiatarkastuksen suorittaa asiasta parhaiten tietävä henkilö.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Tasekirja, kirjanpitokirjat, tase-erittelyt ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto (myös pankkitilien tiliotteet) sekä koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisteröimättömien toimintaryhmien kirjanpito

Yhdistyksillä voi olla rekisteröimättömiä toimintaryhmiä, joiden toiminnasta ja taloudesta yhdistys vastaa. Toimintaryhmien kirjanpito on osa yhdistyksen kirjanpitoa, vaikka se tilivuoden aikana pidettäisiin erillään yhdistyksen kirjanpidosta. Käytännössä toimintaryhmän kirjanpito on liitettävä yhdistyksen kirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä.

Käteiskassa ja pankkitili

Käteistulot

Kaikki yhdistyksen nimissä perityt käteismaksut täytyy tulouttaa viipymättä yhdistyksen käteiskassaan. Maksajalle annetaan käsinkirjoitettu, ennalta numeroitu kuitti, jolloin tositteena tai sen liitteenä käytetään kuitin jäljennöstä. Maksun vastaanottajan on hyvä allekirjoittaa kuitti, joka annetaan maksajalle. Ennalta numeroituja kuittivihkoja saa kirjakaupoista. Virheelliset ennalta numeroidun kuittisarjan kuitit merkitään ’’Mitätön” -merkinnällä ja säilytetään kirjanpitoaineistossa. Yhdistys voi käyttää kuittina myös kassakoneesta saatavaa tilitysnauhaa.

Mikäli maksajalle ei anneta kuittia, tuloista on laadittava varmennettu, itse laadittu tosite. Esim. tapahtumissa pidetyissä kanttiineissa ei kuittia voi maksajalle käytännön syistä kirjoittaa eikä kassakonettakaan ole käytettävissä. Tällöin on laadittava luettelo myydyistä tuotteista ja laskettava, että kassaan on kertynyt vastaava summa myyntituloja. Mahdolliset erot on selvitettävä. Myynnistä vastaava henkilö allekirjoittaa tilityslomakkeen.

Laskuttaminen

Yhdistykselle saattaa myös syntyä laskutettavia tuloja. Käytännössä tämä merkitsee laskun laatimista ja sen lähettämistä maksajalle. Lasku voi olla esimerkiksi esitäytetty pankkisiirtolomake tai erikseen paperille laadittu lasku, jolloin siitä tulee ilmetä laskuttajan nimi ja yhteystiedot, tilinumero, maksettava summa, mahdollinen viivästyskorko, eräpäivä, laskun aihe sekä mahdollisesti y-tunnus. Arvonlisäverovelvolliset merkitsevät laskuun myös suoritettavan arvonlisäveron määrän verokannoittain tai veron perusteen verokannoittain. Mikäli laskussa on myös arvonlisäverottomia tuotteita, on laskuun merkittävä peruste verottomuudelle.

Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu valvoa, että lasku maksetaan ajallaan, ja tarvittaessa lähettää maksajalle karhuamiskirje, jossa kehotetaan maksuvelvollista välittömästi suorittamaan velvoitteensa yhdistyksen tilille. Karhukirjeeseen (myös alkuperäiseen laskuun) voi laittaa kohdan viivästyskorosta, jos maksua ei makseta ajallaan. Tämä yleensä nopeuttaa saatavien perintää.

Käteismaksut ja laskujen maksu

Yhdistyksen rahastonhoitaja huolehtii laskujen maksamisesta eräpäivään mennessä. Yhdistyksen kirjanpitoon liitettävässä laskussa tulee laskun maksajana näkyä yhdistyksen nimi, ei esimerkiksi rahastonhoitajan nimi. Katso tarkemmin kuitin vaatimuksia kohdasta ”tositeaineisto”.

Käteiskassan ja pankkitilin täsmäyttäminen

Rahastonhoitajan on huolehdittava siitä, että käteiskassa ja pankkitili täsmäävät kirjanpidossa näkyvien kuittien kanssa. Kassa on syytä tarkistaa riittävän usein ja varsinkin myyntitilaisuuksien yms. jälkeen, jolloin kassaan on tullut runsaasti kolikoita. Vuodenvaihteen kassa- ja pankkitilien saldot merkitään taseeseen. Muistathan ottaa huomioon vuoden alkusaldon, kun täsmäytät käteiskassaa ja pankkitilejä.

Talouden suunnittelu

Talousarvio

Hyvä taloudenhoito edellyttää suunnitelmallisuutta. Jokaista toimikautta varten on laadittava talousarvio. Talousarvio on yhdistyksen toimintasuunnitelma rahaksi muutettuna. Perusideana talousarviossa on pyrkiä arvioimaan mahdollisimman tarkasti tulevan tilikauden tulot ja menot, eli mistä ja paljonko rahaa tulee ja mihin (toimintaan) ja paljonko rahaa menee.

Talousarvioehdotuksen laatii hallitus ja yhdistyksen kokous hyväksyy sen. Talousarvio tulee laatia varovaisesti eli tulot mieluummin liian pieninä ja menot liian suurina. Yleensä yhdistykset tavoittelevat nollatulosta. Talousarvion voi laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi tileittäin. Lopullista yhteenvetoa talousarviosta on hyvä verrata kuitenkin edellisten vuosien tuloslaskelmiin, jolloin toteutumisen arviointi on helpompaa myös toimintavuoden aikana. Talousarviopohjan tekemisessä voi käyttää edellisen vuoden tilirakennetta. Uusi yhdistys voi vain arvioida tulevana vuonna syntyvät tulo- ja menoerät. Koska talousarvio pohjautuu toimintasuunnitelmaan, ei edellisten vuosien tilinpäätöksen lukuja voi suoraan siirtää talousarvioon vaan lukuja pitää arvioida tulevan toiminnan pohjalta.

Tilinpäätös

Tilinpäätös tarkoittaa yhteenvetoa, joka kootaan tilikauden päättyessä. Tilinpäätöksestä selviää, kuinka hallitus on hoitanut yhdistyksen talousasioita vuoden aikana. Tilinpäätös koostuu kahdesta osasta: taseesta ja tuloslaskelmasta. Tilinpäätöstä täydentää yhdistyksen toimintakertomus.

Tilinpäätös on allekirjoitettava ja päivättävä. Allekirjoittajana toimii istuva hallitus. Tilinpäätöksen pitää kiertää hallituksen kautta yhdistyksen kevätkokoukseen.

Tuloslaskelmaan ja taseeseen on liitettävä vertailutiedoksi edellisen tilikauden vastaavat summat. Näin hallitus, tilintarkastajat ja jäsenistö voivat seurata yhdistyksen talouden kehittymistä.

Tilikausi

Tilikausi on yhdistyksen taloudenhoidon perusyksikkö. Sen pituus on 12 kuukautta ja tavallisimmin kalenterivuosi. Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tilikauden aikana pääkirjanpidon tileille kertyneet kirjaukset päätetään tilinpäätöstileille, joita ovat tulostili ja tasetili.

Tuloslaskelmaan päätetään tuottoina tilikaudelle kuuluvat tulotilien loppusummat ja kuluina tilikaudelle kuuluvien menotilien loppusummat.

Muut erät (varat ja velat sekä oma pääoma) päätetään tasetileille, joista laaditaan tase. Myös tuloslaskelman loppusumma päätetään taselaskelmaan.

Ennen lopullisten tilinpäätösvientien tekoa on tarkistettava, että kassatilin saldokirjanpidossa vastaa käteiskassan varoja ja että pankkitilien saldot kirjanpidossa vastaavat pankkien vuoden viimeisessä tiliotteessaan ilmoittamia saldoja.

Tuloslaskelma

Näyttää, miten ko. taloudelliseen tilanteeseen on päädytty vuoden aikana. Tuloslaskelma

on itse asiassa kaava, jonka mukaisessa järjestyksessä tuotot ja kulut esitetään. Kirjanpitoasetuksessa on oma tuloslaskelmakaava aatteellisille yhteisöille ja säätiöille. Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan (21.11.2006 ) antanut mallin tästä tuloslaskelmasta.

Tilinpäätöksessä on esitettävä tilikauden tuloslaskelman lisäksi vertailutiedot edelliseltä vuodelta eikä laskelman esittämistapaa saa muuttaa, ellei siihen ole erillistä syytä.

Tase

Tase kertoo yhdistyksen taloudellisen tilanteen vuoden päättyessä. Tase on se ”piste”, johon yksi tilikausi on päättynyt ja se ”pohja”, miltä seuraava alkaa. Taseesta käy ilmi kaksi asiaa: paljonko yhdistyksellä on pääomaa (omaa tai vierasta rahaa) ja mihin tuo pääoma on sijoitettu (pankkitilille, osakkeisiin, kalusteisiin, kiinteistöön, jne.). Näistä muodostuu taseen kaksi puolta: vastaavaa (missä varat ovat kiinni) ja vastattavaa (paljonko varoja on).

Pysyvät vastaavat: ne erät, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa useana tilikautena, esimerkiksi kalustot, muu irtaimisto, rakennukset, vastaavat hyödykkeet ja osakkeet

Vaihtuvat vastaavat: sellainen vaihto-omaisuus, joka on tarkoitettu luovutettavaksi tai kulutettavaksi, esim. myyntiä varten hankitut tavarat, rahat ja saamiset

Vastattavaa: joko omaa pääomaa (yhdistyksen oma varallisuus) tai vieras pääoma (yhdistyksen ulkopuolelta hankittu pääoma, velka)

Liitetiedot

Pienen yhdistyksen on esitettävä tilinpäätöksensä liitetietona vähintään seuraavat tiedot:

Annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
Peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaan rahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Myös pienissä yhdistyksissä on muistettava kirjanpitolain vaatimus oikeista ja riittävistä tiedoista toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten liitetiedoissa saatetaan joutua ilmoittamaan myös muita tietoja.

Vuosikertomus/ toimintakertomus

Sääntöjen mukaisessa toimintakertomuksessa on annettava seuraavat tiedot:

Tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen
Arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä

Sääntöjen edellyttämä toimintakertomus on huomattavasti suppeampi kuin kirjanpitolain edellyttämä toimintakertomus normaalisti olisi. Toimintakertomus on tärkeä tietolähde myös yhdistyksen jäsenille, yhteistyökumppaneille ja mahdollisille rahoittajille. Yleisesti tähän yhdistyksen toimintakertomukseen merkitään myös tietoja yhdistyksen toiminnasta ja jäsenistä.

Toiminnan/tilintarkastus

Hallituksen on jätettävä edellisen vuoden tilit ja yhdistyksen hallintoa koskevat asiakirjat toiminnan/tilintarkastajalle kuukautta ennen kevätkokousta. Näiden on annettava viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle kevätkokoukselle osoitettu kertomus toiminnan/ tilintarkastuksesta.

Mikroyhdistysten helpotettu kirjanpito

Uudessa yhdistyslaissa mahdollistuu pienille yhdistyksille yhdenkertainen kirjanpito, jossa taseen eristä pidetään erillistä kirjaa.  Tiliotteessa näkyvät tapahtumat tulee yhdistää asianmukaiseen kuittiin tai muuhun tositteeseen. Marttaliitto on tehnyt yhdenkertaiseen kirjanpitoon vuosikokouksen päätöksellä siirtyville yhdistyksille valmiin kirjanpitopohjan.

Tilinpäätöksen sijaan laaditaan vuosilaskelma. Vuosilaskelma pitää sisällään tuloslaskelman sekä liitetietoina omaisuus-, saatava-, velka- ja vastuuluettelon sekä niiden vähennykset ja lisäykset tilivuoden aikana. Jos mikroyhdistyksellä on esimerkiksi poistoja vaativia omaisuuseriä, voi olla selkeämpää pitäytyä edelleen kahdenkertaisessa kirjanpidossa ja laatia tilinpäätös.  

Yksinkertaisempaan tilinpitoon siirtyminen voi tapahtua tilikauden 2024 alusta lukien. Asiasta tulee päättää yhdistyksen kokouksessa, jonka kokouskutsussa on asiasta selkeästi mainittu ja päätös on tehtävä 2/3 enemmistöllä.

Yhdistyslain tarkoittaman ”mikroyhdistyksen” määritelmän täyttää suurin osa marttayhdistyksistä. Jotta yksinkertaistettu kirjanpito voidaan ottaa käyttöön yhdistyksen saamien avustusten ja muiden tulojen yhteenlaskettu määrä tilikaudella saa olla enintään 30 000 eikä yhdistyksellä saa olla liiketoimintaa.

Rahastonhoitajan toiminta – usein kysytyt kysymykset

Pitääkö rahastonhoitajan toimia aina hallituksen tai puheenjohtajan ohjeiden ja päätösten mukaisesti, vaikka ne rikkoisivat sääntöjä tai lakeja?

Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja siksi se tekee päätökset ja antaa ohjeet. Sääntöjen ja lakien vastaisten päätösten mukaisesti ei pidä toimia, vaan pitää nostaa asia esille puheenjohtajan ja hallituksen kanssa. Myös toiminnan-/tilintarkastajan kanssa voi tässä tilanteessa keskustella.

Onko Marttaliitolla automaattirekisteröinti tulorekisteriin kilometrikorvauksista?

Kaikki maksetut korvaukset tulee ilmoittaa tulorekisteriin. Yleishyödyllisen yhdistyksen korvausilmoitus tehdään tulolajille 357 (’yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus’). Korvaus on verovapaa jos on alle 3000e/ vuosi per henkilö. Tulolajille 357 ei ilmoiteta kilometrimääriä. Lue lisää täältä. Muista, että ilmoitus tulee tehdä tulolajille 357 (ja ei 311) koska kyseessä on yleishyödyllinen työ.

Tietyilla pankeilla on käytössä siirtomaksu. Miten se toimii?

Siirtomaksu on tällä hetkellä käytössä Nordealla ja OP:lla. Siirtomaksu edellyttää, että maksajalla sekä maksun saajalla on siirtomaksu käytössä joko OP-mobiilissa tai Nordea Siirrossa (mobiilisovellukset). Lue lisää Siirrosta täällä. Käytännössä, kyseessä on mobiilimaksu ja maksutapahtuman pitää lisätä yhdistyksen kirjanpitoon.

Voiko kirjanpito excel-pohjaa käyttää ilman Microsoft Office:a?

Taulukon voi avata myös Google Sheets -ohjelmassa tai Numbers -ohjelmassa. Excel-taulukot löytyvät täältä.

Google Sheets:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja omalle tietokoneellesi.
Avaa Google Sheets -ohjelma tietokoneellasi. Paina kansio painikkeesta (painikkeen nimi on ’Open file picker’).
Paina ’Upload’. Paina seuraavaksi ’Browse’.
Valitse koneeltasi oikea tiedosto.

Numbers:

Lataa ensin haluamasi excel-pohja tietokoneellesi.
Avaa tietokoneellasi ladatut tiedostot -kansion.
Napsauta oikeasta tiedostosta kakkospainikkeella (hiiren oikeanpuoleinen painike), paina ’Avaa’ tai ’Open with’ ja valitse Numbers.

Voiko käyttämättömiä sarakkeita kaventaa excel-pohjassa jotta tulostus mahtuisi yhdelle sivulle?

Sarakkeita voi kaventaa. Muista vaan, ettet vahingossa poista sarakkeita. Tämä saattaa vaikuttaa excelin automaattisiin taustalaskelmiin. Voit myös säilyttää taulukon muistitikulle tai pilvipalveluun. Sitä ei tarvitse tulostaa.

Mitä Mobile Payn lyhytnumeron käy hallituksen vaihtuessa?

Lyhytnumero pysyy samana vaikka hallitus vaihtuisi. Mobile Pay pyytää yhdistykseltä lisätietoa tarvittaessa.

Pitääkö yhdistyksen tehdä veroilmoitus? Jos kyllä, miten sen tehdään?

Marttayhdistyksen ei tarvitse maksaa veroja elleivät tuotot ylitä 20 000 euroa. Veroilmoituksen tekee verollinen itse eli yhdistys. Lisätietoa Vero.fi.

Miten varmistan, että tase on laskettu oikein kirjanpidossa?

Jos käytät excel-pohjaa, se laskee taseen automaattisesti. Taseessa, Vastaavaa = Vastattavaa. Jos vastaavaa ja vastattavaa -summat eivät täsmää, kirjanpidossa on sattunut virhe. Voit käydä tositteet sekä kirjaukset läpi ja korjata virheen.

Voiko yhdistys käyttää omaa kirjanpitomenetelmää ja ei excel-pohjia?

Ehdottomasti voi. Jotkut yhdistykset käyttävätkin omaa kirjanpitomenetelmää. Muista, että tarvittavat tiedot löytyvät ja, että kirjanpito on selkeää ja tarkkaa. Toiminnantarkastaja huomauttaa, jos kirjanpitotyyli on liian monimutkainen tai liian pelkistetty. Muista, että yhdistyksen pitää noudattaa kirjanpitolakia. Lue lisää täällä.

Miten tarkasti pitää kirjata ylös kateiskassan tapahtumat?

Käteiskassaa tulee seurata tarkasti. Tämä on yleensä rahastonhoitajan tehtävä. Jos yhdistys vastaanottaa käteistä tai maksaa käteisellä, sen tulisi näkyä kirjanpidossa omana maksutapahtumana. Jos käteiskassa ylittää 300e, se siirretään viimeistään silloin yhdistyksen pankkitilille. Lue lisää käteiskassasta täällä.

Voiko hallituksen jäsen pitää käteiskassan ja siirtää rahat omalta pankkililtä yhdistyksen tilille?

Ei. Yhdityksen rahaliikenne ei kulje yksityishenkilöiden pankkitilien kautta. Yksityishenkilön tiliä ei tulisi käyttää yhdistyksen asiointiin. Jos käteiskassa on haastava yhdistykselle, pohtikaa yhdessä jos ottaisitte esimerkiksi Mobile Pay -lyhytnumeron tai maksupäätteen käyttöön, jotta yhdistys vastaanottaisi vähemmän käteistä esimerkiksi marttailloissa tai myyjäisissä.

Voiko yhdistys käyttää ruokakaupan bonuskorttia kuin ostaa marttailtaan tarvikkeita?

Henkilökohtaisia bonuskortteja ei saa käyttää yrityksen tai yhdistyksen asiointiin. Bonuskortteja hyödynnetään vain oman talouden ostoksissa.

Yhdistyksemme toiminta alkoi 28.2.2025. Tehdäänkö tilinpäätös 31.12.2025 vai 28.2.2026?

Tilinpäätös tehdään tilikauden lopussa, eli teidän tilikausi on 28.2.2025-27.2.2026. Tilikausi on aina 12 kk (joissain yhdistyksissä tilikausi menee kalenterivuoden mukaan, teidän yhdistyksessä ei mene). Tilinpäätös on laadittava 4 kk kuluessa tilikauden päättymisestä (viimeistään 27.6.2026 teille).

Meidän yhdistyksessä rahastonhoitaja toimittaa tositteet, tuloslaskelman ja taseen hallitukselle 3 kk välein. Käsitellään kokouksissa pankkitilin ja käteiskassan saldot. Toimitaanko oikein?

Jokaisessa yhdistyksessä on erilainen toimintakulttuuri. Moni yhdistys käsittelee asiat tilikauden lopussa, mutta toiset keskustelevat rahaliikenteestä ja vastaavista asioista useammin. Molemmat käy. Jos yhdistyksessä on aktiivista toimintaa ja paljon rahaliikennettä tilikauden aikana, hallitus voi ottaa useamminkin esille nämä asiat.

Pitääkö tositteiden olla juoksevasti numeroitu ja aikajärjestyksessä? Meidän yhdistyksessä ei ole käytäntönä tehdä näin.

Tositteiden pitää olla numeroitu ja aikajärjestyksessä. Tällä tavoin kirjanpito on selkeää ja tarkkaa. Maksutapahtumia pystyy jäljittelemään. Suositus on, että otatte tämän käyttöön jo ensi tilikauden alussa.

Rahastonhoitajamme on maksanut sähköpostiin tulevat laskut ilman puheenjohtajan puumerkkiä. Onko tämä ok?

Jos lasku on suunnattu yhdistykselle, rahastonhoitaja voi maksaa sen. Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu yhdistyksen laskujen maksaminen. Yleensä hallitus ja/tai rahastonhoitaja on tietoinen säännöllisistä laskuista (esim. vuosittainen tilavuokrauslasku) tai suuremmasta yksittäisestä laskusta (esim. kevätretki). Jos rahastonhoitaja saa epäilyttäviä laskuja, hyvä käytäntö olisi tarkistaa asian puheenjohtajan kanssa (esim. jos lasku on tuntemattomalta taholta tai on erittäin suuri).

Miten toimitaan jos on yksi yhdistys ja sen alla neljä toimintaryhmää?

Toimintaryhmillä ei ole omaa varallisuutta, vaan kaikki rahat ovat virallisesti emoyhdistyksen. Toimintaryhmän tulee tehdä suunnitelma toiminnastaan ja siihen tarvittavista varoista ja hyväksyttää se yhdistyksen hallituksella. yhdistys on vastuussa kirjanpidosta ja toimintaryhmä on velvollinen toimittamaan tositteet ja selvitykset yhdistyksen rahastonhoitajalle. Toimintaryhmän kirjanpito on liitettävä yhdistyksen kirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä. Lue lisää toimintaryhmistä täällä.