Yhdistyksen hallitus ja sen toiminta

Toimivan yhdistyksen hallitus on ryhmä, jossa on hyvä ilmapiiri, ja jonka jäsenillä on mukava toimia yhdessä kohti yhteisiä tavoitteita. Yhdistyksen hallituksen ja jäsenistön moninaista osaamista kannattaa hyödyntää marttailtojen, tapahtumien ja eri toimintojen toteuttajina. Näin kukaan ei koe tekevänsä kaikkea yksin ja usein myös toiminnasta tulee monipuolisempaa. Yhdistyksen kokoukset voi järjestää yhdessä fyysisesti tavaten, etä- tai hybridikokouksena tai vaikka sähköpostitse.

Hallituksen tehtävät

• Päätösten toimeenpano, esim. toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttaminen.
• Yhdistyksen jäsenluettelosta huolehtiminen. (YhdL 11§). Jäsenluettelo sisältää jäsenten henkilökohtaisia tietoja, syntymäajan, puhelin-, sähköposti- ja osoitetiedot, joten ne on säilytettävä niin, ettei kukaan ulkopuolinen pääse niitä katsomaan. Jokainen jäsen voi halutessaan tarkistaa omat tietonsa, mutta niin, että hän ei pääse näkemään muiden tietoja. Jäsenluetteloa ei voi kierrättää marttaillassa, jolloin jokainen pääsisi näkemään toisten tiedot.
• Uusien jäsenten hyväksyminen ja erottaminen (YhdL 12§, ellei säännöissä ole toisin määrätty).
• Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja kokousten valmistelu.
• Yhdistyksen omaisuuden huolellinen hoito ja varojen hankinta.
• Yhdistyksen edustajana toimiminen, esim. sopimusten teko.
• Tiliasiakirjojen allekirjoittaminen.

Hallituksen jäsenet

• Jäsenet valitsevat hallituksen yhdistyksen vuosi- tai syyskokouksessa.
• Hallituksessa on puheenjohtaja ja 4, 6, 8 tai 10 jäsentä.
• Marttayhdistyksen hallituksessa on tyypillisesti puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, jäsenvastaava, mediamartta/viestintävastaava ja tilastovastaavat.
• Toimikausi on 2 vuotta, enintään 4 kautta peräkkäin. Jäsenet valitaan niin, että puolet kerrallaan on erovuorossa.
• Hallituksen jäsenten määrää voi muuttaa ilman sääntömuutosta vuosikokouksessa. 8 §:ssä päätetään hallituksen jäsenmäärä ja valitaan jäsenet näiden sääntöjen 10§:ssä määrätyllä tavalla. 10§:ssä todetaan, että yhdistyksen asioita hoitaa sen hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja 4, 6, 8 tai 10 jäsentä.
• Jos yhdistyksessä on edesmennyt hallituksen jäsen, yhdistys voi valita uuden jäsenen hänen tilalleen ja näin pitääkin tehdä. Otatte asian esityslistalle kohdassa hallituksen esittämät asiat ja valitsette uuden jäsenen vain edesmenneen jäsenen jäljellä olevaksi kaudeksi. Tämä siitä syystä, että erovuorovuodet (kahden vuoden välein) säilyvät ennallaan.
• Muuttuneet luottamushenkilötiedot päivitetään ensisijassa sähköiseen jäsenrekisteriin. Jos yhdistyksellä ei ole sähköistä rekisteriä käytössä niin sitten tiedot lähetetään Marttaliittoon järjestösihteerille jarjestosihteeri(at)martat.fi. Muuttuneet tiedot ilmoitetaan myös omaan piiriin. Yhdistyksen virallisten allekirjoittajien muuttuessa, muutos ilmoitetaan Patentti- ja rekisterihallitukseen PRH.

Puheenjohtaja

Puheenjohtaja on yhdistyksen tärkein toimihenkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia yhdistyksen toiminnasta kokonaisuutena sekä siitä, että yhdistys toteuttaa perustehtäväänsä. Puheenjohtaja valvoo tehtyjen päätösten toteuttamista sekä huolehtii, että työnjako hallituksen jäsenten kesken on oikeudenmukaista ja tasapuolista, jotta kukaan ei joudu tekemään kaikkea yksin. Puheenjohtaja vastaa toiminnan kehittämisestä sekä talouden seurannasta. Puheenjohtaja luo aktiivista ja innostunutta henkeä yhdistyksen jäsenten kesken sekä rohkaisee ja kannustaa kaikkia osallistumaan toimintaan!

Sääntöjen mukaan puheenjohtaja pitää valita kahden vuoden välein, vaikka sama puheenjohtaja jatkaa. Näin ollen sama puheenjohtaja voidaan valita 4 kertaa eli sama henkilö voi toimia yhteensä 8 vuotta puheenjohtajana. Sama puheenjohtaja ei voi jatkaa tehtävässään sen jälkeen, kun 8 vuotta on täynnä. Viimeistä kauttaan istuvan puheenjohtajan aikana on paneuduttava uuden puheenjohtajan etsintään.

Virallisesti puheenjohtajalla on kolme tehtävää:

1. Johtaa hallituksen työskentelyä.
2. Kutsuu hallituksen kokoukset koolle.
3. Johtaa puhetta hallituksen ja yhdistyksen kokouksissa.

Lisäksi hän:

• Vastaa siitä, että kokouksista laaditaan pöytäkirja, jonka hän myös allekirjoittaa.
• Toimii yhdistyksen nimenkirjoittajana.
• Edustaa yhdistystä.

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja toimii puheenjohtajan sijaisena silloin, kun tämä on estynyt hoitamasta tehtäväänsä. Varapuheenjohtaja voi kutsua hallituksen kokouksen koolle sekä johtaa kokousta. Hyvä käytäntö on, että varapuheenjohtaja avustaa säännöllisesti puheenjohtajaa eri tehtävissä. Varapuheenjohtajalle voidaan antaa myös tehtäväksi hoitaa yhdistyksen tiettyjä vastuualueita.

Sihteeri

Sihteeri työskentelee tiiviisti yhdessä puheenjohtajan kanssa. Useat sihteerin tehtävistä ovat sellaisia, että ne voidaan hallituksessa sopien jakaa myös muiden kuin sihteerin huolehdittaviksi.

Tehtäviä:

• Osallistuu kokousten valmisteluun: Laatii kokouskutsut yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä hoitaa kokousjärjestelyt.
• Avustaa puheenjohtajaa kokouksessa.
• Kirjoittaa kokouksen pöytäkirjan sekä hallituksen laatimat toimintasuunnitelma- ja toimintakertomukset.
• Tiedottaa jäsenille ja ulkopuolisille, ellei erillistä mediamarttaa/tiedottajaa ole valittu.
• Hoitaa yhdistyksen arkistoa, ellei erillistä arkistovastaavaa ole valittu.

Rahastonhoitaja

Rahastonhoitaja hoitaa yhdistyksen raha-asioita. Useimmiten rahastonhoitaja on hallituksen jäsen, mutta hän voi olla myös ulkopuolinen.

Tehtäviä:

• Hoitaa yhdistyksen taloutta ja varainhankintaa tehtyjen päätösten mukaisesti ja esittelee talouteen liittyvät asiat, kuten tilinpäätöksen, talousarvion, laskelmat, yhdistyksen kokoukselle.
• Hyväksyy yhdistyksen laskut, joita ei ole määrätty puheenjohtajan tai sihteerin hyväksyttäviksi.
• Huolehtii laskujen maksatuksesta yhdistyksen sääntöjen ja päätösten mukaisesti. Seuraa tulojen sekä jäsenten maksamien jäsenmaksujen kertymistä.
• Vastaa yhdistyksen kirjanpidon hoidosta joko manuaalisesti tai kirjanpito-ohjelmalla. Joissakin yhdistyksissä kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistoille. (kirjanpidon mallipohjat täältä.)
• Vastaa kirjanpitokirjojen ja tositemateriaalin säilyttämisestä ja arkistoinnista. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat ja tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositemateriaalin säilytysaika on kuusi vuotta.
• Valmistelee yhdessä hallituksen kanssa talousarvioesityksen vuosikokoukselle.
• Lue lisää yhdistyksen taloudesta täällä.

Hallituksen kokoaminen

Jos yhdistyksellä on vaikeuksia saada puheenjohtaja, sihteeri ja hallituksen jäseniä, kannattaa varata yhdistyksen kokouksessa aikaa keskustelulle siitä, miksi teidän yhdistyksenne on olemassa, millaista toimintaa te haluatte toteuttaa ja miten toimitte.

Puheenjohtaja on yhdistyksen kokoava voima, mutta hänen ei tarvitse tehdä ja hoitaa kaikkea yksin. Sihteeri on puheenjohtajan oikea käsi, mutta ei heidän tarvitse yhdessäkään kaikkea tehdä.

Yhdistyksen hallituksen on hyvä heti hallituskauden alussa sopia työnjaosta, siitä kuka ottaa mitäkin tehtäviä hoitaakseen. Näin kukaan ei rasitu kohtuuttomasti ja yhdessä tekeminen on mukavaa. Myös yhdistyksen muut jäsenet ovat useimmiten valmiita auttamaan kun heille annetaan siihen mahdollisuus.

Jakamalla tehtäviä useiden ihmisten kesken luulisi puheenjohtajan, sihteerin ja hallituksen jäsentenkin uskaltautuvan tehtäviin.