Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi. Arkistotilat ovat rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa.

Asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Osa asiakirjoista on säilytettävä määräaikaisesti ja osa ikuisesti. Alla oleva on ohjeistus siitä, miten arkistointi hoidetaan ideaalitilanteessa. Todellisuudessa arkistoiniin jää monesti liian vähän aikaa. Pyri kuitenkin huolehtimaan vähintään pöytäkirjojen ja talouden arkistoinnista. Jos olet epävarma, yritä pohtia kiinnostaako materiaali tutkijoita 50 tai 100 vuoden kuluttua.

Mitä arkistoidaan pysyvästi

Kaikki yhdistyksen toimintaan liittyvä ja itse tuotetut aineistot arkistoidaan pysyvästi:

  • pöytäkirjat
  • kirjeenvaihto
  • toimintakertomukset ja -suunnitelmat
  • puheet, esitelmät, artikkelit
  • lentolehdet, esitteet, tiedotteet
  • selostusaineistot
  • kampanja-aineistot
  • juhla-aineistot ym.
  • valokuvat, videot, äänitteet

Mitä ei arkistoida

  • Saapuneet yleiskirjeet, ilmoitukset, mainokset
  • Tilitositteet säilytetään vähintään 6 vuotta tilintarkastuksesta.
  • Kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat (päivä- ja pääkirja sekä tuloslaskelmanja tase liitetietoineen) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Miten arkistoit

  • Jokaisesta asiakirjasta tulee arkistoida alkuperäinen kappale. Asiakirjassa tulee olla tarpeelliset päiväykset ja allekirjoitukset (pöytäkirjat allekirjoitettuna).
  • Alkuperäiskappale on arkistoitava heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu.
  • Myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista on tehtävä paperitulosteet arkistoa varten.
  • Arkistoitavaan asiakirjaan on hyvä merkitä lyijykynällä sana arkistokappale jotta se ei sotkeudu kopioihin.
  • Arkistoitavista papereista on poistettava metalliset paperiliittimet.
  • Asiakirjat on hyvä arkistoida arkistokoteloihin. Pysyvään säilytykseen hankittavissa koteloissa kannattaa huomioida kansallisarkiston suojamateriaaliohjeistus, jonka mukaan kotelon on oltava kuitukoostumukseltaan lumppua / lintteriä tai valkaistua sellua, jossa pH on yli 8 ja kotelo on ISO 16245 A-tyypin vaatimuksen mukainen.
  • Arkistokotelon selustaan kirjoitetaan arkistokaavan mukainen aineiston sisältö ja aikamäärä. Kotelon sisälle on hyvä lisätä vielä kansilehti, jossa kerrotaan lyhyesti kotelon sisältö.

Marttayhdistysten arkistot

Marttayhdistykset ja piirit voivat toimittaa omaa arkistomateriaaliaan pienissä määrin myös Marttaliittoon. Vastaanotamme vain valmista arkistoivaa materiaalia, joka on arkistoitu yllä olevan ohjeistuksen mukaisesti. Marttaliitto vie säännöllisin väliajoin omaa arkistomateriaaliaan kansallisarkistoon.

Arkistoinnissa kannattaa hyödyntää neuvonnallisena apuna myös paikallisia arkistoja sekä erityisesti kansallisarkiston paikallisia toimipisteitä Hämeenlinnassa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa (entisiä maakunta-arkistoja).

Jaa sivu