Yhdistyksen talous

Vastuu taloudenhoidosta kuuluu yhdistyksen hallitukselle ja käytännön työ yhdistyksen taloutta hoitavalle rahastonhoitajalle. Yhdistyksen taloudenhoitoon kuuluu varojen ja omaisuuden hankinta, niiden käyttö ja hoito, kirjanpito sekä muut niihin rinnastettavat toimenpiteet. Yhdistyksen hallitus on yhteisvastuussa talousasioista. Yhdistyksen taloudenhoitoa valvovat rahastonhoitaja, hallitus, tilintarkastajat, sekä yhdistyksen jäsenet vuosikokouksessa.

Marttayhdistykset ovat kirjanpitovelvollisia ja niiden on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Kirjanpidon tulee antaa selkeä kuva siitä, miten yhdistyksen kulut ja tuoton syntyvät. Yhdistyksen suositellaan pitävän kahdenkertaista kirjanpitoa, vaikka uusi yhdistyslaki mahdollistaa pienille yhdistyksille myös yksinkertaisen kirjanpidon käyttöön ottamisen (ks. sivun lopusta). Kirjanpidon toteuttamiseksi suosittelemme käyttämään Marttaliiton tekemää valmista excel-pohjaa. Tämän lisäksi yhdistykselle voi olla hyvä hankkia kuittivihko mahdollisia käteissuorituksia varten sekä kansio kuittien asianmukaiseen säilyttämiseen.

Kirjanpito

Kirjanpitoon merkitään tulot, menot ja rahoitustapahtumat eli jäsenmaksutulot, tarvikkeiden yms. ostot ja esim. käteisen rahan siirto pankkitilille. Kirjanpito rakentuu eri tileistä, joilla seurataan kuluja ja tuloja. Tämä ei ole sama asia kuin pankkitilit, joilla rahaa fyysisesti säilytetään, vaan kirjanpidon tilejä käytetään erittelemään toiminnan rahavirtoja. Käytännön kirjanpidossa kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä. Kahdenkertaisen kirjanpidon perusta on kaksipuoleinen tili, jonka vasemman puolen nimi on debet ja oikean kredit. Tilin debet-puolelle merkitään rahan käyttö ja kredit-puolelle rahan lähde. Kassa- ja muulla rahatilillä merkitään rahojen lisäys debet-puolelle, ja rahojen vähennys kredit- puolelle.

Kirjanpidon tili

Debet eli rahan käyttö – Kredit eli rahan lähde.

Jokaisesta tapahtumasta tehdään debet-kirjaus jollekin tilille ja kredit-kirjaus jollekin toiselle tilille. Täten kaikkien tilien debet-puolten yhteissumma on yhtä suuri kuin kaikkien tilien kredit-puolten yhteissumma. Tulo kirjataan rahatilin debetiin ja tulotilin kreditiin.

Tililuettelo

Yhdistyksen tilipuitteet sisältävät tililuettelon ja kirjalliset ohjeet tilien käytöstä. Tililuettelo on kirjanpitolain mukaan pakollinen. Kultakin tilikaudelta tulee olla tililuettelo, josta selviää käytössä olevat kirjanpitotilit. Erityyppisille tuloille, menoille ja rahoitustapahtumille varataan kullekin oma tili tarpeen ja sisällön mukaan. Tililuettelon rakenteen tulee noudatella tilinpäätösasiakirjojen, tuloslaskelman ja taseen kaavaa.

Tositeaineisto

Kirjanpitoon tehdyn kirjauksen tulee perustua päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tilikauden tositteet on numeroitava juoksevasti. Tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä, ellei muuten selviä, miten tilitapahtuma on kirjattu.

Pienet tositteet tulisi kiinnittää paperiarkille siten, että kääntöpuolenkin merkinnät on mahdollista tarkistaa. Lämpöpaperitositteet haalistuvat ajan myötä, ja ne täytyy kopioida tai skannata sähköiseen muotoon. Menotositteesta tulee lisäksi käydä selville tilitapahtuman päivämäärä, kenelle on maksettu, mitä on hankittu sekä euromäärä. Tarkastetaan, että kaikki tositteet kuuluvat yhdistykselle ja että ne ovat oikean suuruisia. Asiatarkastuksen suorittaa asiasta parhaiten tietävä henkilö.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Tasekirja, kirjanpitokirjat, tase-erittelyt ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet kirjausjärjestyksessä, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto (myös pankkitilien tiliotteet) sekä koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisteröimättömien toimintaryhmien kirjanpito

Yhdistyksillä voi olla rekisteröimättömiä toimintaryhmiä, joiden toiminnasta ja taloudesta yhdistys vastaa. Toimintaryhmien kirjanpito on osa yhdistyksen kirjanpitoa, vaikka se tilivuoden aikana pidettäisiin erillään yhdistyksen kirjanpidosta. Käytännössä toimintaryhmän kirjanpito on liitettävä yhdistyksen kirjanpitoon viimeistään tilinpäätöksessä.

Käteiskassa ja pankkitili

Käteistulot

Kaikki yhdistyksen nimissä perityt käteismaksut täytyy tulouttaa viipymättä yhdistyksen käteiskassaan. Maksajalle annetaan käsinkirjoitettu, ennalta numeroitu kuitti, jolloin tositteena tai sen liitteenä käytetään kuitin jäljennöstä. Maksun vastaanottajan on hyvä allekirjoittaa kuitti, joka annetaan maksajalle. Ennalta numeroituja kuittivihkoja saa kirjakaupoista. Virheelliset ennalta numeroidun kuittisarjan kuitit merkitään ’’Mitätön” -merkinnällä ja säilytetään kirjanpitoaineistossa. Yhdistys voi käyttää kuittina myös kassakoneesta saatavaa tilitysnauhaa.

Mikäli maksajalle ei anneta kuittia, tuloista on laadittava varmennettu, itse laadittu tosite. Esim. tapahtumissa pidetyissä kanttiineissa ei kuittia voi maksajalle käytännön syistä kirjoittaa eikä kassakonettakaan ole käytettävissä. Tällöin on laadittava luettelo myydyistä tuotteista ja laskettava, että kassaan on kertynyt vastaava summa myyntituloja. Mahdolliset erot on selvitettävä. Myynnistä vastaava henkilö allekirjoittaa tilityslomakkeen.

Laskuttaminen

Yhdistykselle saattaa myös syntyä laskutettavia tuloja. Käytännössä tämä merkitsee laskun laatimista ja sen lähettämistä maksajalle. Lasku voi olla esimerkiksi esitäytetty pankkisiirtolomake tai erikseen paperille laadittu lasku, jolloin siitä tulee ilmetä laskuttajan nimi ja yhteystiedot, tilinumero, maksettava summa, mahdollinen viivästyskorko, eräpäivä, laskun aihe sekä mahdollisesti y-tunnus. Arvonlisäverovelvolliset merkitsevät laskuun myös suoritettavan arvonlisäveron määrän verokannoittain tai veron perusteen verokannoittain. Mikäli laskussa on myös arvonlisäverottomia tuotteita, on laskuun merkittävä peruste verottomuudelle.

Rahastonhoitajan tehtäviin kuuluu valvoa, että lasku maksetaan ajallaan, ja tarvittaessa lähettää maksajalle karhuamiskirje, jossa kehotetaan maksuvelvollista välittömästi suorittamaan velvoitteensa yhdistyksen tilille. Karhukirjeeseen (myös alkuperäiseen laskuun) voi laittaa kohdan viivästyskorosta, jos maksua ei makseta ajallaan. Tämä yleensä nopeuttaa saatavien perintää.

Käteismaksut ja laskujen maksu

Yhdistyksen rahastonhoitaja huolehtii laskujen maksamisesta eräpäivään mennessä. Yhdistyksen kirjanpitoon liitettävässä laskussa tulee laskun maksajana näkyä yhdistyksen nimi, ei esimerkiksi rahastonhoitajan nimi. Katso tarkemmin kuitin vaatimuksia kohdasta ”tositeaineisto”.

Käteiskassan ja pankkitilin täsmäyttäminen

Rahastonhoitajan on huolehdittava siitä, että käteiskassa ja pankkitili täsmäävät kirjanpidossa näkyvien kuittien kanssa. Kassa on syytä tarkistaa riittävän usein ja varsinkin myyntitilaisuuksien yms. jälkeen, jolloin kassaan on tullut runsaasti kolikoita. Vuodenvaihteen kassa- ja pankkitilien saldot merkitään taseeseen. Muistathan ottaa huomioon vuoden alkusaldon, kun täsmäytät käteiskassaa ja pankkitilejä.

Talouden suunnittelu

Talousarvio

Hyvä taloudenhoito edellyttää suunnitelmallisuutta. Jokaista toimikautta varten on laadittava talousarvio. Talousarvio on yhdistyksen toimintasuunnitelma rahaksi muutettuna. Perusideana talousarviossa on pyrkiä arvioimaan mahdollisimman tarkasti tulevan tilikauden tulot ja menot, eli mistä ja paljonko rahaa tulee ja mihin (toimintaan) ja paljonko rahaa menee.

Talousarvioehdotuksen laatii hallitus ja yhdistyksen kokous hyväksyy sen. Talousarvio tulee laatia varovaisesti eli tulot mieluummin liian pieninä ja menot liian suurina. Yleensä yhdistykset tavoittelevat nollatulosta. Talousarvion voi laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi tileittäin. Lopullista yhteenvetoa talousarviosta on hyvä verrata kuitenkin edellisten vuosien tuloslaskelmiin, jolloin toteutumisen arviointi on helpompaa myös toimintavuoden aikana. Talousarviopohjan tekemisessä voi käyttää edellisen vuoden tilirakennetta. Uusi yhdistys voi vain arvioida tulevana vuonna syntyvät tulo- ja menoerät. Koska talousarvio pohjautuu toimintasuunnitelmaan, ei edellisten vuosien tilinpäätöksen lukuja voi suoraan siirtää talousarvioon vaan lukuja pitää arvioida tulevan toiminnan pohjalta.

Tilinpäätös

Tilinpäätös tarkoittaa yhteenvetoa, joka kootaan tilikauden päättyessä. Tilinpäätöksestä selviää, kuinka hallitus on hoitanut yhdistyksen talousasioita vuoden aikana. Tilinpäätös koostuu kahdesta osasta: taseesta ja tuloslaskelmasta. Tilinpäätöstä täydentää yhdistyksen toimintakertomus.

Tilinpäätös on allekirjoitettava ja päivättävä. Allekirjoittajana toimii istuva hallitus. Tilinpäätöksen pitää kiertää hallituksen kautta yhdistyksen kevätkokoukseen.

Tuloslaskelmaan ja taseeseen on liitettävä vertailutiedoksi edellisen tilikauden vastaavat summat. Näin hallitus, tilintarkastajat ja jäsenistö voivat seurata yhdistyksen talouden kehittymistä.

Tilikausi

Tilikausi on yhdistyksen taloudenhoidon perusyksikkö. Sen pituus on 12 kuukautta ja tavallisimmin kalenterivuosi. Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tilikauden aikana pääkirjanpidon tileille kertyneet kirjaukset päätetään tilinpäätöstileille, joita ovat tulostili ja tasetili.

Tuloslaskelmaan päätetään tuottoina tilikaudelle kuuluvat tulotilien loppusummat ja kuluina tilikaudelle kuuluvien menotilien loppusummat.

Muut erät (varat ja velat sekä oma pääoma) päätetään tasetileille, joista laaditaan tase. Myös tuloslaskelman loppusumma päätetään taselaskelmaan.

Ennen lopullisten tilinpäätösvientien tekoa on tarkistettava, että kassatilin saldokirjanpidossa vastaa käteiskassan varoja ja että pankkitilien saldot kirjanpidossa vastaavat pankkien vuoden viimeisessä tiliotteessaan ilmoittamia saldoja.

Tuloslaskelma

Näyttää, miten ko. taloudelliseen tilanteeseen on päädytty vuoden aikana. Tuloslaskelma

on itse asiassa kaava, jonka mukaisessa järjestyksessä tuotot ja kulut esitetään. Kirjanpitoasetuksessa on oma tuloslaskelmakaava aatteellisille yhteisöille ja säätiöille. Kirjanpitolautakunta on lausunnossaan (21.11.2006 ) antanut mallin tästä tuloslaskelmasta.

Tilinpäätöksessä on esitettävä tilikauden tuloslaskelman lisäksi vertailutiedot edelliseltä vuodelta eikä laskelman esittämistapaa saa muuttaa, ellei siihen ole erillistä syytä.

Tase

Tase kertoo yhdistyksen taloudellisen tilanteen vuoden päättyessä. Tase on se ”piste”, johon yksi tilikausi on päättynyt ja se ”pohja”, miltä seuraava alkaa. Taseesta käy ilmi kaksi asiaa: paljonko yhdistyksellä on pääomaa (omaa tai vierasta rahaa) ja mihin tuo pääoma on sijoitettu (pankkitilille, osakkeisiin, kalusteisiin, kiinteistöön, jne.). Näistä muodostuu taseen kaksi puolta: vastaavaa (missä varat ovat kiinni) ja vastattavaa (paljonko varoja on).

Pysyvät vastaavat: ne erät, jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa useana tilikautena, esimerkiksi kalustot, muu irtaimisto, rakennukset, vastaavat hyödykkeet ja osakkeet

Vaihtuvat vastaavat: sellainen vaihto-omaisuus, joka on tarkoitettu luovutettavaksi tai kulutettavaksi, esim. myyntiä varten hankitut tavarat, rahat ja saamiset

Vastattavaa: joko omaa pääomaa (yhdistyksen oma varallisuus) tai vieras pääoma (yhdistyksen ulkopuolelta hankittu pääoma, velka)

Liitetiedot

Pienen yhdistyksen on esitettävä tilinpäätöksensä liitetietona vähintään seuraavat tiedot:

Annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
Peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaan rahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset Suomen rahaksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Myös pienissä yhdistyksissä on muistettava kirjanpitolain vaatimus oikeista ja riittävistä tiedoista toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten liitetiedoissa saatetaan joutua ilmoittamaan myös muita tietoja.

Vuosikertomus/ toimintakertomus

Sääntöjen mukaisessa toimintakertomuksessa on annettava seuraavat tiedot:

Tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen
Arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä

Sääntöjen edellyttämä toimintakertomus on huomattavasti suppeampi kuin kirjanpitolain edellyttämä toimintakertomus normaalisti olisi. Toimintakertomus on tärkeä tietolähde myös yhdistyksen jäsenille, yhteistyökumppaneille ja mahdollisille rahoittajille. Yleisesti tähän yhdistyksen toimintakertomukseen merkitään myös tietoja yhdistyksen toiminnasta ja jäsenistä.

Toiminnan/tilintarkastus

Hallituksen on jätettävä edellisen vuoden tilit ja yhdistyksen hallintoa koskevat asiakirjat toiminnan/tilintarkastajalle kuukautta ennen kevätkokousta. Näiden on annettava viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle kevätkokoukselle osoitettu kertomus toiminnan/ tilintarkastuksesta.

Mikroyhdistysten helpotettu kirjanpito

Uudessa yhdistyslaissa mahdollistuu pienille yhdistyksille yhdenkertainen kirjanpito, jossa taseen eristä pidetään erillistä kirjaa.  Tiliotteessa näkyvät tapahtumat tulee yhdistää asianmukaiseen kuittiin tai muuhun tositteeseen. Marttaliitto on tehnyt yhdenkertaiseen kirjanpitoon vuosikokouksen päätöksellä siirtyville yhdistyksille valmiin kirjanpitopohjan.

Tilinpäätöksen sijaan laaditaan vuosilaskelma. Vuosilaskelma pitää sisällään tuloslaskelman sekä liitetietoina omaisuus-, saatava-, velka- ja vastuuluettelon sekä niiden vähennykset ja lisäykset tilivuoden aikana. Jos mikroyhdistyksellä on esimerkiksi poistoja vaativia omaisuuseriä, voi olla selkeämpää pitäytyä edelleen kahdenkertaisessa kirjanpidossa ja laatia tilinpäätös.  

Yksinkertaisempaan tilinpitoon siirtyminen voi tapahtua tilikauden 2024 alusta lukien. Asiasta tulee päättää yhdistyksen kokouksessa, jonka kokouskutsussa on asiasta selkeästi mainittu ja päätös on tehtävä 2/3 enemmistöllä.

Yhdistyslain tarkoittaman ”mikroyhdistyksen” määritelmän täyttää suurin osa marttayhdistyksistä. Jotta yksinkertaistettu kirjanpito voidaan ottaa käyttöön yhdistyksen saamien avustusten ja muiden tulojen yhteenlaskettu määrä tilikaudella saa olla enintään 30 000 eikä yhdistyksellä saa olla liiketoimintaa.