Yhdistyksen hallitus voi päättää, että perinteisen kokoustavan – jossa kaikki kokousosallistujat ovat fyysisesti samassa tilassa – lisäksi kokouksia voi pitää hybridimallisina tai kokonaan etäkokouksina. Nämä ohjeet voivat auttaa tällaisten kokousten järjestämisessä. Kokouksen vetäjän tulee huomioida sekä paikalla olevat että etäyhteyksin kokoukseen liittyvät henkilöt ja heidän mielipiteidensä sekä osallisuuden tasapuolisuus.

Etä- ja hybridikokouksen valmistelu

  • Kokouksen järjestäjällä tulee olla etänä osallistuvien sähköpostiosoitteet ja yhteystiedot. Avoimissa yhdistyksen kokouksissa nämä tiedot kerätään ainoastaan kokouksen mahdollistumisen vuoksi. Henkilökohtaiset tiedot poistetaan kokouksen jälkeen. Tästä tietosuojaturvasta on mainittava kokouksen alussa.
  • Kokouskutsut lähetetään sähköisesti kalenterikutsun ja kokouksen linkin kanssa. Kutsussa mainitaan myös mahdollinen äänestysjärjestelmä tai -tapa, joka on käytössä.

    Minttu Salminen, kuva: Kerttu Malinen
  • Kokouskutsuun voi laittaa tarvittaessa tekniset ohjeet, jotta osallistujat pääsevät ongelmitta kirjautumaan kokouksen etäalustalle.
  • Kokouskutsu tulee lähettää yhdistyksen säännöissä mainitun aikarajan puitteissa.

Kokouksen järjestäjälle

  • Puheenjohtaja, sihteeri tai muu tehtävään valittu henkilö varmistaa, että kokoustilan netti, kamera, mikrofoni ja kaiuttimet toimivat ongelmitta.
  • Kokouksen alussa käydään läpi kokoukseen osallistujat sekä heidän roolinsa kokouksessa. Tämä auttaa sihteerin tehtävää.
  • Kokouksen alussa kerrataan syy kokoontumiselle sekä kokoussäännöt, jos osallistujina on ensikertalaisia.
  • Puheenjohtaja jakaa puheenvuoroja. Etä- ja hybridikokouksessa tämä erityisen tärkeää, sillä osallistujilla tulee olla yhtäläiset osallistumismahdollisuudet.
  • Puheenvuorojen pyytämistavasta sovitaan osallistujien kanssa etukäteen. Nostavatko osallistujat virtuaalisen kätensä vai kirjoittavatko keskustelutosioon puheenvuoropyyntönsä?
  • Puheenvuorojen maksimipituudesta on myös hyvä sopia, jotta kokous etenee jouhevasti. Kaksi minuuttia on yleinen ohjenuora yhden puheenvuoron maksimipituudeksi.
  • Äänessä olevaa puhujaa lukuun ottamatta muiden osallistujien mikrofonit on pidettävä kiinni. Tällä vältetään äänen kiertäminen ja ikäviä taustaääniä ilmaannu.
  • Kokousta on syytä tauottaa kokouksen seuraamisen parantamiseksi.
  • Kokousosallistujien osallistaminen parantaa keskittymiskykyä ja tekee kokouksesta vuorovaikutteisemman.
  • Yksinpuheluita ja pitkiä esityksiä tulee välttää. Esitysaineistot ja -materiaalit on hyvä lähettää osallistujille etukäteen, jolloin heillä on aikaa perehtyä kokousaiheisiin.
  • Sihteeri vastaa kokousmuistion kirjaamisesta.
  • Järjestävät keräävät palautteen kokouksen onnistumisesta. Kehittämiskohteiden huomioimisesta on aina hyötyä.

Osallistujille

  • Linjoilla on suositeltavaa saapua hyvissä ajoin, jotta voi varmistaa tekniikan toimivuuden.
  • Videota on toivottavaa pitää päällä aluksi, jotta ihmisten kasvot tulevat tutuiksi. Kokouksen jouhevuuden ja linjojen riittävyyden vuoksi kamerat on hyvä sulkea, kun puheenjohtaja niin ohjeistaa.
  • Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot sovitun käytännön mukaisesta. Osallistujien tulee välttää muutoin puhumista, etenkin toisten päälle puhumista. Tämä onnistuu helpointen pitämällä mikrofonin suljettuna.
  • Puheenvuoron aluksi on hyvä mainita puhujan nimi, jotta puhujasta ei jää epäselvyyttä.
  • Kokousalustan keskusteluosioon voi kirjoittaa, jos kokouksen aikana ilmenee teknisiä ongelmia. Näin kokous eri häiriinny yksittäisistä teknisistä ongelmista.
  • Keskustelualustaa on toivottava käyttää kokouksen aikana. Kommenttien lisäksi sinne voi liittää kokouksen aikana käytetyt materiaalit ja esitykset. Tämä auttaa siinä, ettei hybridikokouksen etäosallistujat unohdu vain kuuntelijoiksi.
  • Tasapuolisen keskustelun takaamiseksi puheenjohtaja lukee keskustelualustalle kirjoitetut kommentit ääneen.

Yhdistyksen kokouksen etä- ja hybridikokouksen esityslista- ja pöytäkirjamallit ovat samoja kuin fyysisesti läsnäolevassa kokouksessa.

Sähköpostikokous

Sähköpostikokouksiin kutsutaan osallistujat ennakkoon lähetettävällä kokouskutsulla, josta ilmenee kokouksen ajankohta, esityslista sekä tarvittavat liitteet. Kokousaika määritellään ennalta. Se voi olla yhdestä päivästä viikkoon. Sähköpostikokouksessa käytetään esityslistaa, joka on samanlainen sisällöltään kuin muissa yhdistyksen kokouksissa.

Kokouksen eteneminen

  • Puheenjohtaja avaa kokouksen avausviestillä, johon osallistujat vastaavat olevansa paikalla.
  • Esityslistaa edetään aihe kerrallaan ja päätökset tehdään pykälä pykälältä.
  • Keskustelua käydään kaikille lähetettävien perustelujen kera.
  • Puheenjohtaja vetää keskustelun yhteen kunkin pykälän kohdalla ja kirjoittaa tehdyn päätöksen.
  • Kaikkien osallistujien ei tarvitse osallistua jokaisen pykälän käsittelyyn.
  • Sähköpostikokouksessa voi suorittaa tarvittaessa äänestyksiä joko keskustelun yhteydessä tai erillisellä verkkoalustalla.

Kokouksen jälkeen

  • Erona läsnäolevaan kokoukseen, sähköpostikokous todetaan lainvoimaiseksi vasta kokouksen päätyttyä, jolloin on tiedossa osallistujien lukumäärä.
  • Sihteeri kirjaa käydyn keskustelun pohjalta pöytäkirjan.

Yhdistyksen sähköpostikokouksissa esityslista- ja pöytäkirjamallit ovat samoja kuin fyysisesti läsnäolevassa kokouksessa.