Aikataulutus ja työnjako on asioita, jotka toistuvat läpi tuotantoprosessin. On tärkeä jakaa työt myös itse tapahtumapäivänä yhtälailla kuin purkuprosessin aikana.

 

Työnjako
  • kuka vastaa mistäkin ja kuka tekee mitäkin
  •  aikataulu; mihin mennessä on mikäkin hoidettu tai valmiina. Ota aikataulutuksessa huomioon mahdolliset itsestäsi riippumattomat viivästymiset.
  •  yhteistyökumppanit
  •  Jotta tapahtuma menisi sujuvasti, on varsinaisen tapahtumapäivän vastuut, aikataulut ja yksityiskohdat sovittava hyvissä ajoin
Tiedottaminen ja markkinointi
  •  Mieti kuinka parhaiten tavoittaisit tapahtuman kohderyhmän
  • Markkinointimateriaalin valmistaminen
Muista huolehtia ainakin seuraavista tiedottamisen kanavista:
  • Lehdistötiedote
  • Lehti-ilmoitukset ja radiomainonta
  • Julisteet
  • Sosiaalinen media
  • Menovinkit (ilmaispalstat)